Rechnungen für Yogastudios: Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer

Du hast dein Studio eröffnet, weil du Menschen auf der Matte begleiten willst. Nicht, weil du Rechnungen schreiben wolltest. Aber Rechnungen gehören dazu. Und früher oder später steht die Frage im Raum: Umsatzsteuer, ja oder nein?

Die gute Nachricht: Die Grundlagen sind überschaubar. Wenn du sie einmal verstanden hast, sparst du dir Nerven und manchmal auch Geld. In diesem Artikel gehen wir die wichtigsten Punkte durch. Eines vorweg: Dieser Text ist ein Überblick, keine Steuerberatung. Für deine konkrete Situation ist ein Steuerberater die richtige Adresse. Mehr dazu am Ende.

Kleinunternehmer oder nicht? Die zwei Umsatzgrenzen

Der zentrale Begriff heißt Kleinunternehmerregelung. Sie steht in Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes. Vereinfacht gesagt bedeutet sie: Wenn dein Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Du führst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab und musst auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen machen. Das spart eine Menge Bürokratie.

Es gibt zwei Grenzen, und beide müssen eingehalten werden:

1. Im vorangegangenen Kalenderjahr darf dein Gesamtumsatz nicht über 25.000 Euro liegen.
2. Im laufenden Kalenderjahr darf er 100.000 Euro nicht übersteigen.

Wichtig ist hier ein Detail, das oft verwechselt wird: Es geht um den Umsatz, nicht um den Gewinn. Also um das, was reinkommt, bevor du deine Ausgaben abziehst. Ein Studio kann beim Gewinn klein sein und trotzdem über die Umsatzgrenze kommen.

Was sich seit 2025 geändert hat

Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung reformiert. Vorher lagen die Grenzen bei 22.000 Euro und 50.000 Euro. Sie wurden auf 25.000 Euro und 100.000 Euro angehoben. Für 2026 gelten diese Werte unverändert weiter.

Eine Änderung ist besonders wichtig. Früher war die obere Grenze eine Prognose zu Jahresbeginn. Hast du sie nach bestem Wissen geschätzt und im Lauf des Jahres doch überschritten, war das unkritisch. Das ist vorbei. Die 100.000 Euro sind jetzt eine feste Grenze. Überschreitest du sie, wechselst du sofort in die Regelbesteuerung. Und zwar genau ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze knackst. In der Praxis nennt man das den Fallbeileffekt. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei, alles danach nicht.

Für viele kleine Studios ist das kein Thema, weil sie ohnehin deutlich unter dieser Grenze bleiben. Gut zu wissen ist es trotzdem.

Noch eine Erleichterung: Wenn du neu gründest, startest du seit 2025 automatisch als Kleinunternehmer, solange du unter der Grenze bleibst. Du musst dafür keine Umsatzprognose mehr abgeben.

Kleinunternehmer sein, ja oder nein? Vor- und Nachteile

Die Kleinunternehmerregelung klingt erst mal nur nach Vorteilen. Das stimmt aber nicht immer. Schauen wir uns beide Seiten an.

Dafür spricht:

1. Weniger Bürokratie. Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, kein monatlicher Aufwand.
2. Einfachere Preise für Privatkunden. Deine Teilnehmer sind meist Privatpersonen. Für sie ist es egal, ob auf der Rechnung Umsatzsteuer steht. Sie zahlen den Endpreis. Ohne ausgewiesene Umsatzsteuer bleibt für dich am Ende mehr übrig oder dein Preis wirkt günstiger.

Dagegen spricht:

1. Kein Vorsteuerabzug. Das ist der wichtigste Punkt. Als Kleinunternehmer kannst du die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst, nicht vom Finanzamt zurückholen. Wenn du gerade groß investierst, etwa in Ausstattung, Umbau oder Geräte, kann das ins Geld gehen.

Genau deshalb gibt es die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das nennt sich Option zur Regelbesteuerung. Sie kann sich lohnen, wenn du hohe Ausgaben mit Umsatzsteuer hast. Aber Achtung: An diese Entscheidung bist du fünf Jahre gebunden. Überleg sie dir also gut. Und am besten gemeinsam mit deinem Steuerberater.

Wie eine korrekte Rechnung aussieht

Auch ohne Umsatzsteuer musst du deine Rechnungen korrekt schreiben. Ein paar Angaben gehören immer drauf:

1. Dein Name und deine Anschrift
2. Name und Anschrift des Empfängers
3. Das Rechnungsdatum
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Eine Beschreibung der Leistung, also zum Beispiel den Kurs
6. Der Betrag

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Diese Formulierungen haben sich in der Praxis bewährt:

• Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
• Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.

Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung. Liegt der Gesamtbetrag einer Rechnung bei höchstens 250 Euro, gelten vereinfachte Anforderungen. Das betrifft im Studioalltag zum Beispiel die Einzelstunde oder eine kleine Karte.

Sonderfall: Wann Kurse auch ohne Kleinunternehmerregelung steuerfrei sein können

Es gibt noch einen zweiten Weg zur Steuerfreiheit, der nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun hat. Bestimmte Kurse können nach Paragraf 4 des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit sein. Das betrifft zum Beispiel zertifizierte Präventionskurse oder bestimmte Bildungsangebote.

Ob das auf dein Angebot zutrifft, hängt von vielen Faktoren ab. Etwa von einer Zertifizierung oder der Art des Kurses. Das ist kein Pauschalfall und lässt sich nicht in einem Satz beantworten. Wenn du Präventionskurse oder Ähnliches anbietest, sprich das gezielt mit deinem Steuerberater durch. Hier kann sich für dich echtes Geld verstecken.

E-Rechnung: Was ab 2025 und 2028 gilt

Du hast vielleicht von der E-Rechnung gehört und fragst dich, ob du jetzt schon etwas tun musst. Hier der Überblick.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2028 müssen sie E-Rechnungen auch selbst erstellen und versenden.

Für die meisten Studios ist das aber kein großes Thema. Deine Teilnehmer sind in der Regel Privatpersonen. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt eine PDF oder eine Papierrechnung weiterhin erlaubt. Und auch als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier verschicken, sogar nach 2028. Relevant wird die E-Rechnung vor allem, wenn du mit anderen Unternehmen abrechnest.

Wichtig: Das ist keine Steuerberatung

Dieser Artikel gibt dir einen Überblick. Mehr nicht. Steuern sind individuell und hängen von deiner konkreten Situation ab. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist, ob ein Kurs steuerfrei ist, ob sich ein Verzicht lohnt: Das sind Fragen für einen Steuerberater. Eine einmalige Beratung am Anfang kostet etwas, kann dir aber teure Fehler ersparen. Sieh es als Investition in ein ruhiges Gewissen.

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Rechnungen schreiben muss nicht von Hand passieren. In Slotlify entstehen Rechnungen automatisch. Bucht und bezahlt ein Kunde online, wird die Rechnung sofort erstellt. Die Zahlung läuft über unseren Partner Stripe. Zahlt ein Kunde vor Ort, folgt die Rechnung, sobald du die Zahlung im System als erledigt markierst. Und wenn du dein Studio als Kleinunternehmen führst, aktivierst du einfach die entsprechende Einstellung. Deine Rechnungen werden dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Einmal eingerichtet, musst du dich danach nicht mehr darum kümmern. Das gibt dir Zeit zurück für das, was du eigentlich machen willst: Mit Menschen arbeiten.

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