Was kostet ein Buchungssystem für dein Studio? Preismodelle im Überblick

Auf die Frage, was ein Buchungssystem kostet, gibt es keine einfache Antwort. Zwei Anbieter können auf ihrer Preisseite fast die gleiche Zahl zeigen. Und am Ende des Jahres steht trotzdem ein völlig anderer Betrag auf deinem Konto.

Der Unterschied liegt selten im Preis selbst. Er liegt darin, wofür du bezahlst. Für jede Buchung, für jeden Mitarbeiter oder einfach für den Monat.

Hier findest du die vier gängigen Preismodelle, ein Rechenbeispiel mit echten Zahlen und eine kurze Liste mit Fragen, die du vor dem Vertragsabschluss stellen solltest.

Modell 1: Provision pro Buchung

Du zahlst nichts im Voraus. Stattdessen behält der Anbieter einen Anteil von jeder Buchung ein. Entweder als Prozentsatz vom Kurspreis oder als fester Betrag pro Platz.

Für wen das passt: Für Studios, die gerade erst starten und noch nicht wissen, wie viele Buchungen im Monat zusammenkommen. Am Anfang zahlst du fast nichts.

Wo es unangenehm wird: Die Kosten wachsen genau so schnell wie dein Studio. Jeder zusätzliche Kurs, jede volle Stunde erhöht die Rechnung. Und die Provision fällt auch bei den Kundinnen an, die seit drei Jahren jeden Dienstag kommen. Für diese Buchungen hat die Plattform nichts getan. Bezahlt wird trotzdem.

Ein zweiter Punkt wird oft übersehen. Bei manchen Anbietern ist die Provision an eine Marktplatz-Funktion gekoppelt. Dein Angebot erscheint dann in einer Liste neben anderen Studios in deiner Stadt.

Modell 2: Preis pro Nutzer

Hier zahlst du pro Person, die Zugang zum System hat. Meistens sind das deine Trainerinnen und Trainer.

Für wen das passt: Für Betriebe mit einem festen, kleinen Team, das sich selten ändert.

Wo es unangenehm wird: Viele Studios arbeiten mit einem Pool aus freien Lehrerinnen. Jemand gibt zwei Kurse im Monat, jemand springt nur bei Krankheit ein. Wenn jeder dieser Zugänge Geld kostet, denkst du beim Aufbau deines Teams über den Preis nach statt über den Kursplan. Das ist die falsche Reihenfolge.

Prüfe hier besonders genau, ob auch inaktive Konten mitzählen. Und was passiert, wenn jemand nach der Sommerpause zurückkommt.

Modell 3: Fester Monatspreis mit Stufen

Du zahlst jeden Monat den gleichen Betrag. Die Stufen unterscheiden sich meist über Grenzen: Anzahl der Buchungen, Anzahl der Filialen, Anzahl der Mitarbeiter, verfügbare Funktionen.

Für wen das passt: Für alle, die planen wollen. Der Betrag steht fest, egal wie voll der Januar wird.

Worauf du achten musst: Schau dir an, was den Sprung in die nächste Stufe auslöst. Ein Limit bei den Buchungen ist berechenbar. Ein Limit bei einer Funktion, die du erst in einem Jahr brauchst, ist es auch. Unangenehm wird es nur, wenn du das Limit erst bemerkst, wenn es erreicht ist.

Modell 4: Kostenloser Einstieg

Fast jeder Anbieter hat inzwischen einen Gratistarif. Der ist selten ein Marketing-Trick, sondern schlicht eine Testphase ohne Zeitdruck.

Wichtig ist, worin die Begrenzung liegt. Sinnvoll begrenzt sind Buchungen pro Monat, Anzahl der Services oder Anzahl der Mitarbeiter. Du kannst das System dann vollständig ausprobieren und wächst irgendwann heraus.

Manche kostenlose Tarife finanzieren sich über eine Provision pro Buchung. Das ist ein legitimes Modell, solange es klar dasteht. Du bezahlst dann nicht mit Geld im Voraus, sondern mit einem Anteil an deinem Umsatz. Rechne kurz nach, ab welchem Punkt sich ein bezahlter Tarif für dich eher lohnt.

Weniger sinnvoll ist es, wenn die Grundfunktion selbst fehlt. Ein Gratistarif ohne Online-Zahlung beantwortet nicht die Frage, ob deine Kundinnen online buchen und bezahlen würden. Genau darum geht es aber. Worauf du bei der Auswahl sonst noch achten solltest, steht in einem eigenen Beitrag.

Das Rechenbeispiel

Rechnen wir es einmal durch. Die Zahlen sind erfunden, aber realistisch für ein kleines Studio.

Studio A hat 200 Buchungen im Monat. Eine Stunde kostet 15 Euro. Das sind 3.000 Euro Umsatz im Monat und 36.000 Euro im Jahr.

So sieht ein Jahr in den vier Modellen aus:

1. Provision von fünf Prozent: 150 Euro im Monat, 1.800 Euro im Jahr
2. Feste Provision von einem Euro pro Buchung: 200 Euro im Monat, 2.400 Euro im Jahr
3. Preis pro Nutzer, drei Mitarbeiter zu je 20 Euro: 60 Euro im Monat, 720 Euro im Jahr
4. Fester Tarif einer mittleren Stufe: 33 Euro im Monat, 396 Euro im Jahr

Zwischen der günstigsten und der teuersten Variante liegen 2.000 Euro im Jahr. Bei identischer Leistung.

Jetzt läuft das Studio ein Jahr länger. Die Kurse sind voller, es kommen 400 Buchungen im Monat zusammen. Der Umsatz liegt bei 6.000 Euro im Monat.

1. Provision von fünf Prozent: 3.600 Euro im Jahr
2. Ein Euro pro Buchung: 4.800 Euro im Jahr
3. Preis pro Nutzer, jetzt fünf Mitarbeiter: 1.200 Euro im Jahr
4. Fester Tarif, gleiche Stufe: 396 Euro im Jahr

Der Umsatz hat sich verdoppelt. Bei den ersten drei Modellen sind die Kosten mitgewachsen. Beim festen Tarif nicht.

Das ist der eigentliche Punkt. Ein Provisionsmodell ist günstig, solange wenig los ist. Es wird teuer, sobald es läuft. Also genau dann, wenn du eigentlich anfangen wolltest, Geld zu verdienen.

Was oft nicht im Preis steht

Der Betrag auf der Preisseite ist selten der Gesamtbetrag. Diese Posten kommen häufig dazu:

1. Gebühren des Zahlungsanbieters. Wenn deine Kundinnen online bezahlen, nimmt der Zahlungsdienstleister einen Anteil. Das ist bei jedem Buchungssystem so und hat nichts mit dem Tarif zu tun. Rechne es trotzdem mit ein.
2. Grenzen bei E-Mails. Erinnerungen, Bestätigungen, Benachrichtigungen aus der Warteliste. Manche Anbieter deckeln das Volumen oder rechnen es separat ab.
3. Zweite Filiale. Ein zusätzlicher Standort ist bei fast allen Anbietern ein Grund für den Wechsel in eine höhere Stufe. Wenn ein zweiter Standort für dich realistisch ist, schau dir die Preise dafür schon jetzt an.
4. Zusätzliche Mitarbeiter. Auch bei festen Tarifen gibt es meist eine Obergrenze.
5. Vertragslaufzeit. Monatlich kündbar oder ein Jahr gebunden. Die Jahreszahlung ist fast immer günstiger. Sie ist aber auch eine Wette darauf, dass du in zwölf Monaten noch mit demselben System arbeitest.
6. Einrichtung und Datenübernahme. Wenn deine Kundenliste heute in einer Tabelle liegt, muss sie irgendwie ins neue System. Frag, ob das im Preis enthalten ist. Wie du überhaupt merkst, dass die Tabelle nicht mehr reicht, haben wir an anderer Stelle beschrieben.

So rechnest du es für dein Studio aus

Vier Schritte, dann kannst du zwei beliebige Angebote vergleichen.

1. Zähl deine Buchungen. Nicht geschätzt, sondern gezählt. Nimm einen normalen Monat, keinen Januar und keinen August.
2. Rechne ein Jahr voraus. Wo willst du in zwölf Monaten stehen? Nimm diese Zahl, nicht die von heute.
3. Addiere alles. Grundpreis plus Provision plus Zahlungsgebühren plus Aufpreise für Mitarbeiter oder Standorte.
4. Teil das Ergebnis durch die Zahl der Buchungen im Jahr. Jetzt hast du die Kosten pro Buchung.

Zurück zum Beispiel mit 400 Buchungen im Monat, also 4.800 im Jahr. Bei fünf Prozent Provision kostet dich eine Buchung 75 Cent. Beim festen Tarif sind es acht Cent.

Diese eine Zahl macht Angebote vergleichbar, die auf der Preisseite völlig unterschiedlich aussehen. Und sie hilft dir auch bei der Frage, wie du deine eigenen Preise kalkulierst.

Fünf Fragen an den Anbieter

Bevor du unterschreibst:

1. Fällt eine Provision pro Buchung an? Wenn ja, auch bei Stammkundinnen, die direkt über meine Seite buchen?
2. Welche Limits hat mein Tarif genau, und was passiert, wenn ich eines erreiche?
3. Was kostet ein zweiter Standort?
4. Wie lange bin ich gebunden, und wie kündige ich?
5. Kann ich meine Kundendaten jederzeit vollständig exportieren?

Die letzte Frage ist die wichtigste. Sie entscheidet darüber, ob du in zwei Jahren noch eine echte Wahl hast.

Wie Slotlify abrechnet

Damit du weißt, wo wir selbst stehen.

In den kostenpflichtigen Tarifen von Slotlify gibt es keine Provision pro Buchung. Egal ob du hundert oder tausend Buchungen im Monat hast, der Tarifpreis bleibt gleich.

Der Free-Tarif funktioniert anders. Er kostet nichts im Monat, dafür fällt eine Provision pro Buchung an. Die genaue Höhe findest du auf der Preisseite. So kannst du ohne Vorkasse starten. Sobald regelmäßig Buchungen zusammenkommen, lohnt sich meistens ein fester Tarif.

Vier Stufen bei jährlicher Abrechnung:

1. Free für 0 Euro im Monat, mit Provision pro Buchung. 300 Buchungen im Monat, eine Filiale, ein Mitarbeiter, fünf Dienstleistungen, unbegrenzte Events und Online-Zahlungen.
2. Light für 33 Euro im Monat. 600 Buchungen, drei Mitarbeiter, 12 Services, Zahlung vor Ort und Gutscheine.
3. Standard für 59 Euro im Monat. 1.200 Buchungen, zwei Filialen, acht Mitarbeiter, 30 Services, dazu Warteliste, KI-Beschreibungen und Guthabenkarten.
4. Professional für 110 Euro im Monat. Unbegrenzte Buchungen, fünf Filialen, 20 Mitarbeiter, 80 Services und die Wettbewerbsanalyse.

Bei monatlicher Zahlung liegen die Preise etwa 15 Prozent höher. Du kannst jederzeit zwischen den Stufen wechseln.

Eine Sache noch der Fairness halber: Die Gebühren für Online-Zahlungen gehen an Stripe und sind im Tarif nicht enthalten. Das gilt für alle Stufen.

Fazit

Vergleich nicht die Monatspreise. Vergleich, was ein Jahr kostet, wenn dein Studio so läuft, wie du es dir wünschst.

Ein Provisionsmodell fühlt sich am ersten Tag gut an. Ein fester Tarif fühlt sich im dritten Jahr gut an. Welches der beiden für dich zählt, hängt davon ab, wie lange du planst.

Rechne es einmal in Ruhe durch. Zwanzig Minuten, ein Blatt Papier. Bei den meisten Studios ist das Ergebnis überraschend deutlich.

Alle Tarife im Detail findest du auf unserer Preisseite. Der Free-Tarif ist ohne Kreditkarte startklar.