Guthabenkarten erstellen und verwalten

Über Guthabenkarten

Mit Guthabenkarten verkaufst du deinen Kundinnen und Kunden mehrere Besuche im Voraus. Eine Kundin kauft zum Beispiel ein 5er-Pack für dein Yoga-Angebot und erhält fünf Einheiten auf ihr Konto. Bei jeder späteren Buchung wird eine Einheit abgebucht, statt dass erneut bezahlt wird.

Für deine Kundinnen und Kunden lohnt sich das, weil der Paketpreis in der Regel günstiger ist als die Einzelpreise zusammen. Für dich bedeutet es planbaren Umsatz im Voraus und eine stärkere Bindung, weil gekaufte Einheiten auch eingelöst werden wollen.

Die Funktion steht dir zur Verfügung, wenn sie in deinem aktuellen Tarif enthalten ist. Bereits verkaufte Karten bleiben übrigens auch dann einlösbar, wenn du später in einen kleineren Tarif wechselst. Deine Kunden haben dafür bezahlt, also bleibt ihr Guthaben bestehen.

Wo du deine Guthabenkarten findest

Du findest die Funktion in deinem Dashboard im Bereich Guthabenkarten. Dieser Bereich hat zwei Unterpunkte:

Guthabenkarten verwalten – hier legst du neue Karten an und bearbeitest bestehende.
Verkaufte Guthabenkarten – hier siehst du alle tatsächlich verkauften Karten mit ihrem aktuellen Guthaben.

Der Unterschied ist wichtig. Eine Guthabenkarte unter Guthabenkarten verwalten ist die Vorlage, also dein Angebot im Shop. Sobald jemand sie kauft, entsteht daraus eine eigene Karte mit eigenem Guthaben, und die findest du unter Verkaufte Guthabenkarten.

Eine neue Guthabenkarte erstellen

Klicke auf + Guthabenkarte erstellen. Es öffnet sich ein Formular, in dem du alle Details festlegst.

Guthabenkarte aktiv

Über dieses Kontrollkästchen steuerst du, ob die Karte gekauft werden kann. Deaktivierst du es, verschwindet die Karte aus deinem Shop, ohne dass du sie löschen musst. Bereits verkaufte Karten bleiben davon unberührt und weiterhin einlösbar.

Bild der Guthabenkarte

Hier lädst du ein Bild hoch, das im Shop angezeigt wird. Erlaubt sind JPG, PNG und WebP bis maximal ein Megabyte. Lädst du später ein neues Bild hoch, ersetzt es das bisherige.

Name der Guthabenkarte

Der Name ist das, was deine Kundinnen und Kunden im Shop sehen, zum Beispiel 5er Yoga-Pack. Wähle ihn so, dass sofort klar ist, worum es geht.

Einheiten

Hier legst du fest, wie viele Besuche die Karte wert ist. Trägst du eine 5 ein, kann die Karte für fünf Buchungen eingelöst werden.

Preis

Der Verkaufspreis der Karte in Euro. Üblicherweise liegt er unter der Summe der Einzelpreise, denn genau dieser Rabatt ist der Anreiz für deine Kundinnen und Kunden.

Gültigkeit (Tage)

Hier bestimmst du, wie viele Tage ab Kauf die Karte gültig bleibt. Trägst du 200 ein, läuft sie 200 Tage nach dem Kauf ab. Lässt du das Feld leer, ist die Karte unbegrenzt gültig.

Beschreibung

Ein optionaler Text mit bis zu 500 Zeichen, der deine Karte im Shop näher erklärt.

Gültig für Services

In der Spalte Zuordnung rechts legst du fest, für welche Services die Karte eingelöst werden kann. Du kannst einen oder mehrere Services auswählen. Eine Karte, die nur für Yoga gilt, lässt sich nicht für ein anderes Angebot verwenden.

Wichtig: Kurse stehen hier nicht zur Auswahl. Guthabenkarten funktionieren derzeit ausschließlich für Einzelsitzungen.

Kategorien

Hier ordnest du die Karte den Kategorien zu, unter denen sie im Shop gefunden und gefiltert werden kann.

Sobald alles passt, speicherst du die Karte über die Schaltfläche am Ende des Formulars. Bearbeitest du eine bestehende Karte, heißt die Schaltfläche Guthabenkarte aktualisieren.

Wie deine Kunden Guthabenkarten kaufen und einlösen

Beim Kauf gelten zwei Bedingungen. Guthabenkarten können nur online bezahlt werden, eine Zahlung vor Ort ist beim Kauf nicht möglich. Und deine Kundinnen und Kunden müssen dabei in ihrem Konto angemeldet sein, denn das Guthaben wird ihrem Konto zugeordnet. Ein Warenkorb enthält außerdem entweder Guthabenkarten oder Buchungen, aber nicht beides gleichzeitig.

Beim späteren Buchen entscheiden deine Kunden selbst, ob sie ihr Guthaben einsetzen. An der Kasse erscheint dafür ein Kontrollkästchen, das standardmäßig nicht gesetzt ist. Erst wenn es aktiviert wird, verrechnet Slotlify das Guthaben. Pro gebuchtem Platz wird eine Einheit abgebucht. Hat jemand mehrere gültige Karten, wird immer zuerst die Karte verbraucht, die am frühesten abläuft.

Zwei Dinge sind dabei gut zu wissen. Zubehör wird nie mit Guthaben bezahlt, sondern immer in Geld. Und ein Gutschein wird nur auf den Teil angerechnet, der noch offen ist. Ist eine Buchung bereits vollständig durch Guthaben gedeckt, lässt sich kein Gutscheincode mehr anwenden.

Bei einer Stornierung richtet sich die Rückgabe der Einheiten nach deinen Stornierungsregeln. Storniert eine Kundin innerhalb der kostenlosen Frist, kommen die Einheiten zurück auf die Karte. Storniert sie danach, verfallen sie genau wie beim Bezahlen in Geld. Stornierst du selbst als Anbieter, werden die Einheiten immer vollständig zurückgegeben. Auf eine bereits abgelaufene Karte kommen keine Einheiten mehr zurück.

Sieben Tage bevor eine Karte abläuft, informiert Slotlify deine Kundin oder deinen Kunden automatisch per E-Mail. Läuft die Karte ab, wird das Restguthaben auf null gesetzt.

Verkaufte Guthabenkarten einsehen

Unter Verkaufte Guthabenkarten siehst du alle Karten, die tatsächlich gekauft wurden. Die Tabelle zeigt dir Guthabenkarte, Kunde, Restguthaben / Nennwert, Gültig bis, Status und Aktion.

Über die beiden Suchfelder findest du gezielt eine bestimmte Karte oder eine bestimmte Kundin. Zusätzlich kannst du nach Gültig bis und nach Status filtern. Mit der Schaltfläche Ansicht legst du fest, welche Spalten dir angezeigt werden.

Öffnest du eine Guthabenkarte unter Guthabenkarten verwalten, siehst du unter dem Formular außerdem den Block Verkäufe mit der Zahl der verkauften Karten und dem daraus erzielten Umsatz.

Restguthaben korrigieren

Manchmal willst du das Guthaben einer verkauften Karte anpassen, zum Beispiel aus Kulanz nach einem ausgefallenen Termin. Klicke dafür in der Zeile der Karte auf Guthaben korrigieren.

Im Fenster trägst du im Feld Neues Restguthaben den gewünschten Wert ein. Im Feld Grund hinterlegst du, warum du die Korrektur vornimmst. Dieser Grund wird im Verlauf der Karte gespeichert und bleibt für dich später nachvollziehbar. Anschließend speicherst du die Änderung.

Ein Punkt ist hier wichtig: Du korrigierst immer nur das Restguthaben, nie den Nennwert der Karte. Der Nennwert bleibt unverändert, weil auf ihn beim Verkauf bereits die Umsatzsteuer abgeführt wurde. Möchtest du jemandem zusätzliche Einheiten schenken, die über den ursprünglichen Nennwert hinausgehen, stellst du dafür besser eine zweite Karte aus.

Gut zu wissen

Bearbeitest du eine Guthabenkarte, gelten die Änderungen nur für zukünftige Käufe. Bereits verkaufte Karten behalten die Bedingungen, die zum Zeitpunkt des Kaufs galten. Das betrifft die zugeordneten Services, die Anzahl der Einheiten und die Gültigkeitsdauer. So kann sich niemand nachträglich benachteiligt fühlen.

Löschst du einen Service, der einer verkauften Karte zugeordnet ist, weist dich Slotlify vorher darauf hin, wie viele Karten und wie viele offene Einheiten davon betroffen wären. Löschst du den Service trotzdem, können die betroffenen Karten nicht mehr eingelöst werden. Das Restguthaben bleibt zwar bestehen, deine Kundinnen und Kunden sehen aber einen Hinweis, dass sie sich direkt an dich wenden sollen.

Zur Rechnungsstellung: Da beim Verkauf einer Guthabenkarte bereits die Umsatzsteuer anfällt, ist das Einlösen einer Einheit kein weiterer steuerpflichtiger Vorgang. Eine Buchung, die vollständig mit Guthaben bezahlt wurde, erhält deshalb keine separate Rechnung. Deine Kundin bekommt die Buchungsbestätigung als Beleg. Wurde ein Teil der Bestellung in Geld bezahlt, entsteht eine Rechnung über genau diesen Teil, mit einem Hinweis auf die bereits über die Guthabenkarte abgeführte Umsatzsteuer. Bei Fragen zur steuerlichen Behandlung in deinem Fall wende dich bitte an deine Steuerberatung.