Neuen Urlaub erstellen

Urlaub oder Abwesenheit in Slotlify anlegen

In Slotlify kannst du Urlaubszeiten und andere Abwesenheiten direkt im Dashboard eintragen. Damit legst du fest, wann deine gesamte Organisation oder bestimmtes Personal nicht verfügbar ist.

Das ist wichtig, damit in dieser Zeit keine passenden Termine gebucht werden können.

Ein Urlaub kann zum Beispiel genutzt werden für:

Betriebsferien
Urlaub eines Trainers oder einer Trainerin
Krankheit oder längere Abwesenheit
Fortbildungen
geschlossene Tage in deiner Studio- oder Praxisplanung
temporär nicht verfügbare Zeiträume

So behältst du deine Verfügbarkeit im Blick und vermeidest Buchungen in Zeiten, in denen du oder dein Team nicht arbeiten können.

So öffnest du die Urlaubserstellung

Um einen neuen Urlaub zu erstellen, gehe in deinem Dashboard zu:

Urlaubsplanung > + Neu hinzufügen

Danach öffnet sich das Formular „Neuen Urlaub erstellen“. Dort legst du fest, für welchen Zeitraum der Urlaub gilt und ob die Abwesenheit für den gesamten Tenant oder nur für bestimmtes Personal gelten soll.

Die wichtigsten Felder

Titel

Im Feld Titel gibst du einen Namen für den Urlaub oder die Abwesenheit ein.

Beispiele:

Sommerurlaub
Betriebsferien
Urlaub Trainer Max
Fortbildung Wochenende
Studio geschlossen
Krankheitsbedingte Abwesenheit

Der Titel sollte klar sein, damit du später im Dashboard sofort erkennst, warum dieser Zeitraum blockiert wurde.

Start und Ende festlegen

Start

Im Feld Start legst du fest, wann der Urlaub beginnt.

Hier wählst du Datum und Uhrzeit aus.

Beispiel:

01.08.2026, 09:00 Uhr

Ab diesem Zeitpunkt ist der ausgewählte Bereich nicht mehr verfügbar.

Ende

Im Feld Ende legst du fest, wann der Urlaub endet.

Beispiel:

Wenn dein Studio vom 1. August bis einschließlich 14. August geschlossen ist, setzt du das Ende entsprechend auf den letzten Tag und die passende Uhrzeit.

Achte darauf, dass Start und Ende korrekt gesetzt sind. Diese Angaben bestimmen, welcher Zeitraum in Slotlify blockiert wird.

Geltungsbereich auswählen

Im Bereich Geltungsbereich entscheidest du, für wen der Urlaub gilt.

Du hast zwei Möglichkeiten:

Gesamter Tenant
Bestimmtes Personal

Diese Auswahl ist wichtig, weil sie bestimmt, ob alle Angebote blockiert werden oder nur Termine bestimmter Personen.

Gesamter Tenant

Wähle Gesamter Tenant, wenn deine ganze Organisation in diesem Zeitraum nicht verfügbar ist.

Das passt zum Beispiel bei:

Betriebsferien
geschlossenen Feiertagen
Renovierung oder Umbau
komplett geschlossener Praxis
komplett geschlossenem Studio

Diese Option ist auch sinnvoll, wenn du selbst der Merchant bist und alle Termine persönlich durchführst. Wenn du allein arbeitest, bedeutet dein Urlaub praktisch, dass das gesamte Angebot in dieser Zeit nicht verfügbar ist.

Wenn du Gesamter Tenant auswählst, blockiert Slotlify den Zeitraum für die gesamte Organisation.

Bestimmtes Personal

Wähle Bestimmtes Personal, wenn nur eine bestimmte Person abwesend ist.

Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Trainer, eine Kursleiterin, ein Therapeut oder ein Mitarbeiter Urlaub hat, während andere Personen weiterhin arbeiten.

Beispiele:

Trainerin Anna ist im Urlaub
Tanzlehrer Max ist auf Fortbildung
Therapeutin Sarah ist nicht verfügbar
Ein bestimmter Coach fällt für eine Woche aus

In diesem Fall blockiert Slotlify nicht automatisch die gesamte Organisation, sondern nur die passenden Verfügbarkeiten dieser Person.

Wichtig: Wenn bei einem Event nur dieses eine Personal hinterlegt ist und diese Person im Urlaub ist, wird dieses Event für den Zeitraum blockiert. Wenn andere Mitarbeiter weiterhin verfügbar sind, können andere Angebote weiterhin buchbar bleiben.

Grund eintragen

Im Feld Grund kannst du optional eine zusätzliche Erklärung eintragen.

Beispiele:

Sommerurlaub vom Team
Fortbildung außerhalb des Studios
Private Abwesenheit
Studio wegen Renovierung geschlossen

Dieses Feld ist optional. Es hilft dir aber, später besser nachzuvollziehen, warum ein Zeitraum blockiert wurde.

Was passiert mit bestehenden Terminen und Kursen?

Wenn du einen Urlaub erstellst, prüft Slotlify, ob in diesem Zeitraum bereits Termine oder Kurse liegen.

Falls es in diesem Zeitraum bereits Events oder Kurse mit Buchungen gibt, erhältst du eine entsprechende Warnung.

Das ist wichtig, weil Kunden für diese Termine möglicherweise bereits gebucht haben. So kannst du prüfen, ob du die Kunden informieren, Buchungen verschieben oder andere organisatorische Schritte einleiten musst.

Slotlify hilft dir also dabei, Konflikte frühzeitig zu erkennen, statt sie erst später im Kalender zu bemerken.

Urlaub erstellen

Wenn du alle Pflichtfelder ausgefüllt hast, klickst du auf:

Urlaub erstellen

Danach wird der Urlaub gespeichert und der entsprechende Zeitraum wird blockiert.

Je nach gewähltem Geltungsbereich gilt die Blockierung entweder für deine gesamte Organisation oder nur für das ausgewählte Personal.

Praktisches Beispiel: Das ganze Studio ist geschlossen

Du möchtest dein Studio für zwei Wochen schließen, weil ihr Betriebsferien macht.

Dann gehst du so vor:

Du öffnest Urlaubsplanung > + Neu hinzufügen.
Du gibst als Titel Betriebsferien Sommer ein.
Du wählst das Startdatum und die Startzeit.
Du wählst das Enddatum und die Endzeit.
Du wählst als Geltungsbereich Gesamter Tenant.
Optional trägst du einen Grund ein, zum Beispiel Sommerurlaub des Teams.
Du klickst auf Urlaub erstellen.

Danach ist deine Organisation in diesem Zeitraum nicht verfügbar.

Praktisches Beispiel: Nur ein Trainer ist im Urlaub

Ein Trainer ist für eine Woche im Urlaub, aber dein Studio bleibt geöffnet.

Dann gehst du so vor:

Du öffnest Urlaubsplanung > + Neu hinzufügen.
Du gibst als Titel Urlaub Trainer Max ein.
Du wählst Start und Ende der Abwesenheit.
Du wählst als Geltungsbereich Bestimmtes Personal.
Du wählst die betroffene Person aus.
Optional trägst du einen Grund ein.
Du klickst auf Urlaub erstellen.

Danach blockiert Slotlify nur die passenden Termine, bei denen dieses Personal relevant ist. Andere Termine und Angebote können weiterhin verfügbar bleiben.

Wichtige Hinweise

Prüfe vor dem Speichern immer sorgfältig den Zeitraum. Ein falsch gesetztes Start- oder Enddatum kann dazu führen, dass Termine versehentlich blockiert werden oder weiterhin buchbar bleiben.

Überlege außerdem genau, ob der Urlaub für den gesamten Tenant oder nur für bestimmtes Personal gelten soll. Diese Entscheidung beeinflusst direkt, welche Angebote während dieser Zeit verfügbar sind.

Wenn Slotlify dich beim Erstellen auf bestehende Buchungen hinweist, solltest du diese Warnung ernst nehmen. In diesem Fall musst du prüfen, ob bereits Kunden betroffen sind und ob du sie informieren oder Termine verschieben musst.

Zusammenfassung

Mit der Urlaubsplanung kannst du in Slotlify festlegen, wann deine Organisation oder einzelne Personen nicht verfügbar sind.

Du kannst komplette Betriebsferien eintragen oder nur die Abwesenheit bestimmter Mitarbeiter blockieren. Slotlify berücksichtigt diese Zeiträume bei der Verfügbarkeit und warnt dich, wenn bereits gebuchte Termine oder Kurse betroffen sind.

So bleibt dein Buchungskalender sauber, realistisch und für deine Kunden zuverlässig.