Deine Kundendaten gehören dir: Was passiert, wenn du das Buchungstool wechselst

Die Entscheidung, das Buchungssystem zu wechseln, fällt meistens schnell. Irgendetwas stört seit Monaten, dann kommt ein Auslöser, und es ist beschlossen.

Schwierig wird erst der Schritt danach. Du willst deine Kundenliste mitnehmen und merkst, dass sie in einem fremden System liegt. Vielleicht kommst du an die Adressen. An die Guthaben auf den Karten vielleicht nicht.

Dieser Text zeigt dir, welche Daten du brauchst, was du vertraglich verlangen kannst und wie ein Umzug abläuft, der nichts kaputt macht. Am besten liest du ihn nicht beim Wechsel, sondern bei der Auswahl.

Drei Arten von Lock-in

Der Begriff wird oft pauschal benutzt. Dabei gibt es drei sehr verschiedene Formen, und sie sind unterschiedlich schwer zu lösen.

Technischer Lock-in. Es gibt keinen Export, oder der Export enthält nur einen Teil deiner Daten. Das ist die sichtbarste Form. Sie lässt sich vor der Anmeldung in fünf Minuten prüfen.

Wirtschaftlicher Lock-in. Du bist ein Jahr gebunden und kannst nicht im Mai aussteigen, auch wenn das neue System längst bereitsteht. Das ist kein Drama, aber es kostet Zeit. Wie sich die Vertragslaufzeit auf deine Gesamtkosten auswirkt, haben wir im Beitrag zu den Preismodellen durchgerechnet.

Organisatorischer Lock-in. Das ist die unangenehmste Form. Deine Kundinnen buchen über die App oder den Marktplatz deines Anbieters. Sie kennen die Plattform, nicht deine Adresse. Wenn du wechselst, folgt dir ein Teil davon nicht, weil die Beziehung nie direkt zu dir bestand.

Gegen die ersten beiden Formen hilft ein Blick in den Vertrag. Gegen die dritte hilft nur, von Anfang an unter deiner eigenen Buchungsadresse sichtbar zu sein.

Welche Daten du wirklich brauchst

Eine Kundenliste ist nicht dasselbe wie deine Daten. Wenn dein Bestand heute in einer Tabelle liegt, kennst du das Problem schon: Die Namen sind da, der Rest steht im Kopf oder in alten Nachrichten.

Das brauchst du für einen sauberen Umzug:

1. Kontaktdaten inklusive Einwilligungsstatus für den Newsletter
2. Buchungshistorie pro Person, nicht nur die Gesamtzahl
3. Offene Guthaben auf Karten und Abos
4. Rechnungen und Zahlungsstatus
5. Einträge auf Wartelisten
6. Vereinbarte Stornofristen und Sonderkonditionen

Punkt drei verdient besondere Aufmerksamkeit. Ein Restguthaben auf einer 10er-Karte ist eine Verbindlichkeit. Deine Kundin hat bezahlt und bekommt noch vier Stunden. Wenn diese Zahl beim Umzug verloren geht, hast du zwei Möglichkeiten. Du schenkst die Stunden, dann kostet es Geld. Oder du bittest die Kundin, sich zu erinnern, dann kostet es Vertrauen.

Ein praktischer Rat, unabhängig vom Anbieter: Zieh dir einmal im Quartal eine Liste der offenen Guthaben und leg sie beiseite. Zwei Minuten Aufwand. Im Ernstfall ist das die Datei, die dich rettet.

Was dir das Gesetz gibt und was nicht

Hier wird oft Falsches erzählt, deshalb sauber getrennt.

Art. 20 DSGVO, Datenübertragbarkeit. Dieses Recht gehört deiner Kundin, nicht dir. Sie kann ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format verlangen. Als Studio kannst du dich darauf nicht berufen, um deinen eigenen Bestand herauszubekommen. Das ist der häufigste Irrtum zu diesem Thema.

Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitung. Das ist dein eigentlicher Hebel. Wenn ein Anbieter Daten in deinem Auftrag verarbeitet, braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AV-Vertrag oder AVV. Darin steht unter anderem, was am Ende mit den Daten passiert: Rückgabe oder Löschung, nach deiner Wahl. Verantwortlich für die Daten deiner Kundinnen bleibst du. Der Anbieter ist der Dienstleister.

Ein Anbieter ohne AV-Vertrag ist ein Warnsignal. Nicht, weil er unseriös sein muss. Sondern weil dieses Dokument ohnehin vorgeschrieben ist und das Fehlen zeigt, wie tief die Beschäftigung mit dem Thema geht.

Aufbewahrung. Rechnungen musst du nach den Regeln der GoBD aufbewahren, unabhängig davon, welche Software du gerade nutzt. Wenn du ein System verlässt, nimmst du die Rechnungen mit oder sicherst sie anderweitig. Was sonst noch zum Thema Rechnungen und Umsatzsteuer gehört, steht in einem eigenen Beitrag.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen hilft dir eine Anwältin oder ein Datenschutzberater weiter.

CSV ist nicht gleich Export

Fast jeder Anbieter sagt, es gebe einen Export. Die Frage ist, was darin steht.

Eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen ist ein Adressbuch. Für eine Migration reicht sie nicht. Frag konkret nach:

1. Welche Objekte kann ich exportieren? Kunden, Buchungen, Guthaben, Rechnungen, Wartelisten?
2. In welchem Format?
3. Kann ich den Export selbst auslösen oder muss ich den Support anschreiben?
4. Wie lange habe ich nach einer Kündigung noch Zugriff?

Punkt vier wird gerne übersehen. Manche Systeme sperren den Zugang zum Kündigungstermin. Wer dann noch nichts exportiert hat, schreibt Bittbriefe an den Support.

Der Umzug in der Praxis

Wenn es so weit ist, hilft eine feste Reihenfolge.

1. Erst exportieren, dann kündigen. Nie umgekehrt. Auch wenn der Zugang laut Vertrag bis zum Ende bleibt.
2. Zahlen prüfen. Die Zeilen in deiner Exportdatei müssen zur Kundenzahl im alten System passen. Stimmt es nicht, fehlt etwas.
3. Guthaben abgleichen. Diese Werte überträgst du am besten manuell und kontrollierst sie doppelt. Es sind meist weniger als hundert Datensätze und es geht um echtes Geld.
4. Termin klug wählen. Nicht im Januar, nicht kurz vor einem Workshop. Ein ruhiger Monat ist der richtige.
5. Kundinnen früh informieren. Die neue Buchungsadresse kommuniziert man zwei Wochen vorher, nicht am Umstellungstag. Eine kurze Mail und ein Hinweis im Kurs reichen.
6. Alte Links umleiten. Auf deiner Website, in Google, in der Instagram-Bio. Ein toter Buchungslink kostet dich echte Buchungen.

Plan für die Parallelphase eine Woche ein, in der beide Systeme laufen. Neue Buchungen nimmst du nur noch im neuen System an.

Die eine Frage vor der Unterschrift

Wenn du dir nur eine Frage merken willst, dann diese:

Kann ich meinen vollständigen Datenbestand jederzeit selbst exportieren, ohne den Support einzuschalten?

Eine gute Antwort ist konkret. Sie nennt die Objekte und das Format. Eine schlechte Antwort ist „natürlich, sprich uns einfach an". Das ist kein Nein, aber es heißt, dass du im Zweifel von der Laune einer anderen Firma abhängst.

Diese Frage gehört auf deine Liste bei der Auswahl eines Systems, gleich neben den Preis.

Wie es bei Slotlify aussieht

Damit du weißt, wo wir stehen.

Für Studios, die Slotlify nutzen, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Du bist die verantwortliche Stelle für die Daten deiner Kundinnen, wir verarbeiten sie in deinem Auftrag.

Deine Kundenliste exportierst du selbst aus dem Dashboard als CSV-Datei. Enthalten sind die Kontaktdaten sowie erste Buchung, letzte Buchung, Gesamtzahl der Buchungen und das Umsatzvolumen pro Person. Dafür brauchst du keinen Support und keine Freigabe.

Kundendaten löschen kannst du ebenfalls selbst. Niemand außer dir greift auf diese Funktion zu.

Fazit

Der richtige Zeitpunkt, über den Export nachzudenken, ist nicht der Wechsel. Es ist die Anmeldung.

Vorher kostet die Prüfung zehn Minuten. Nachher kostet sie Wochen, und manchmal einen Teil deiner Kundinnen.

Stell die Frage also früh. Bei jedem Anbieter, bei uns eingeschlossen.

Alle Tarife und Funktionen findest du auf unserer Preisseite. Fragen zum Datenschutz beantworten wir direkt.