Wie verwalte ich meine Abrechnung?

Über den Abrechnungsbereich

Der Abrechnungsbereich ist der zentrale Ort, an dem du alle Informationen zu deinem Tarif, deiner Nutzung und deinen Rechnungen findest. Hier siehst du auf einen Blick, welchen Plan du gerade nutzt, wie viele Buchungen, Dienstleistungen, Mitarbeiter und Filialen in deinem Kontingent enthalten sind und wie viel davon bereits ausgeschöpft ist. Außerdem kannst du hier deinen Tarif wechseln, dein Abonnement kündigen und alle bisherigen Rechnungen als PDF herunterladen.

Besonders praktisch: Die Seite fasst alles Finanzielle an einem Ort zusammen, sodass du dich für Buchhaltung, Steuerberatung oder einfach nur für einen schnellen Überblick nicht durch verschiedene Menüs klicken musst.

Wo du den Abrechnungsbereich findest

Du findest den Abrechnungsbereich in deinem Dashboard unter Konto > Abrechnung. Die Seite Abrechnungseinstellungen verwalten öffnet sich und ist in vier Bereiche unterteilt: dein aktueller Plan mit Nutzungsübersicht, Informationen zur nächsten Zahlung, deine Abrechnungsinformationen und der Rechnungsverlauf.

Aktueller Plan

Im oberen Bereich siehst du deinen aktuellen Plan mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick. Links steht der Name deines Tarifs – zum Beispiel Profi – mit dem Status-Label Aktiv, direkt darunter das Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich). Ganz rechts wird dir der aktuelle Preis pro Monat angezeigt, zzgl. MwSt.

Dazwischen findest du vier Fortschrittsbalken, die dir deine Nutzung im Verhältnis zum Limit deines Tarifs anzeigen:

Buchungen zeigt, wie viele Buchungen im aktuellen Abrechnungszeitraum bereits angelegt wurden. Dienstleistungenzeigt, wie viele Services du aktuell im Katalog hast. Personal zeigt die Anzahl deiner angelegten Mitarbeiter. Filialenzeigt, wie viele Standorte in deinem Konto aktiv sind.

Sobald ein Limit zu 100 % ausgeschöpft ist, färbt sich der entsprechende Balken rot. Das bedeutet, dass du in diesem Bereich keine weiteren Einträge mehr anlegen kannst, bis du deinen Tarif upgradest oder – im nächsten Abrechnungszeitraum – dein Kontingent zurückgesetzt wird.

Tarif upgraden

Mit dem Button Plan upgraden unter dem Namen deines aktuellen Tarifs wechselst du zu einem höheren Plan. Beim Upgrade erhältst du sofort die erweiterten Limits und zusätzliche Funktionen, sofern der neue Tarif welche bietet. Die Abrechnung wird anteilig umgestellt, sodass du keinen vollen Monat doppelt zahlst.

Nächste Zahlung

Der Abschnitt Nächste Zahlung zeigt dir das Datum, an dem deine nächste Rechnung automatisch abgebucht wird. So weißt du jederzeit, wann die nächste Abbuchung ansteht.

Abonnement kündigen

Unter dem Zahlungsdatum findest du den Button Abonnement kündigen. Wenn du auf diesen Button klickst, wird dein Abonnement zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums beendet. Das heißt: Du kannst alle Funktionen bis zum nächsten Zahlungsdatum weiterhin uneingeschränkt nutzen, danach wechselt dein Konto automatisch auf den kostenlosen Basis-Tarif.

Deine Daten bleiben erhalten – du kannst dein Abonnement also jederzeit wieder reaktivieren, ohne bei Null anzufangen.

Abrechnungsinformationen

Im Abschnitt Abrechnungsinformationen siehst du die Daten, die auf deinen Rechnungen erscheinen: Unternehmen, Name und Adresse. Diese Angaben werden automatisch aus deinem Unternehmensprofil übernommen. Wenn du hier etwas ändern möchtest, tust du das also nicht an dieser Stelle, sondern unter Konto > Unternehmen.

Achte darauf, dass diese Daten korrekt und vollständig sind – sie sind Bestandteil jeder Rechnung, die Slotlify für dich ausstellt, und werden für deine eigene Buchhaltung benötigt.

Rechnungsverlauf

Ganz unten auf der Seite findest du den Rechnungsverlauf – eine Übersicht aller bisherigen Rechnungen mit vier Spalten:

Datum zeigt, wann die Rechnung erstellt wurde. Rechnung enthält die Rechnungsnummer, sobald die Rechnung final ausgestellt ist. Betrag zeigt den Rechnungsbetrag. Status zeigt, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder sich noch im Entwurfsstatus befindet. In der Spalte PDF kannst du fertige Rechnungen über den Link Herunterladen als PDF-Datei öffnen und speichern.

Rechnungsstatus verstehen

Entwurf bedeutet, dass die Rechnung bereits vorbereitet ist, aber noch nicht final ausgestellt und abgebucht wurde. In diesem Status gibt es noch keine Rechnungsnummer und kein PDF zum Download. Sobald die Zahlung erfolgreich abgewickelt wurde, wechselt der Status auf Bezahlt und das PDF steht bereit.

Bezahlt bedeutet, dass die Rechnung vollständig ausgestellt und der Betrag erfolgreich abgebucht wurde. Ab diesem Moment kannst du das PDF der Rechnung jederzeit herunterladen – praktisch für deine Buchhaltung oder die Weitergabe an deinen Steuerberater.

Gut zu wissen

Behalte die Fortschrittsbalken im Auge, vor allem gegen Ende deines Abrechnungszeitraums. Wenn du siehst, dass ein Limit bald erreicht ist, kannst du frühzeitig auf einen höheren Tarif wechseln, ohne dass deine tägliche Arbeit unterbrochen wird.

Lade deine Rechnungen regelmäßig herunter und archiviere sie für deine Buchhaltung. In Deutschland gilt eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren für geschäftliche Rechnungen – es lohnt sich also, die PDFs direkt nach Ausstellung zu sichern.