Créer et gérer des cartes prépayées

À propos des cartes prépayées

Avec les cartes prépayées, tu vends à tes clientes et clients plusieurs séances à l'avance. Une cliente achète par exemple une carte de cinq séances pour ton offre de yoga et reçoit cinq séances sur son compte. À chaque réservation ultérieure, une séance est déduite au lieu de payer à nouveau.

Pour tes clientes et clients, c'est intéressant, car le prix du forfait est en général inférieur à la somme des prix unitaires. Pour toi, cela signifie un chiffre d'affaires prévisible à l'avance et une fidélisation plus forte, puisque les séances achetées demandent à être utilisées.

La fonctionnalité est à ta disposition si elle est incluse dans ton tarif actuel. D'ailleurs, les cartes déjà vendues restent utilisables même si tu passes plus tard à un tarif inférieur. Tes clients ont payé pour elles, leur solde reste donc intact.

Où trouver tes cartes prépayées

Tu trouves cette fonction dans ton tableau de bord dans la section Cartes prépayées. Cette section comporte deux sous-rubriques :

Gérer les cartes prépayées – ici, tu crées de nouvelles cartes et modifies celles qui existent.
Cartes vendues – ici, tu vois toutes les cartes réellement vendues avec leur solde actuel.

La différence est importante. Une carte prépayée sous Gérer les cartes prépayées est le modèle, c'est-à-dire ton offre dans la boutique. Dès que quelqu'un l'achète, une carte distincte avec son propre solde est créée, et celle-ci se trouve sous Cartes vendues.

Créer une nouvelle carte prépayée

Clique sur + Créer une carte prépayée. Un formulaire s'ouvre dans lequel tu définis tous les détails.

Carte prépayée active

Cette case contrôle si la carte peut être achetée. Si tu la décoches, la carte disparaît de ta boutique sans que tu aies à la supprimer. Les cartes déjà vendues ne sont pas concernées et restent utilisables.

Image de la carte prépayée

Ici, tu télécharges une image affichée dans la boutique. Les formats JPG, PNG et WebP jusqu'à un mégaoctet sont autorisés. Si tu télécharges une nouvelle image plus tard, elle remplace la précédente.

Nom de la carte prépayée

Le nom est ce que tes clientes et clients voient dans la boutique, par exemple Carte 5 séances yoga. Choisis-le de façon à ce que l'offre soit immédiatement claire.

Séances

Ici, tu définis combien de visites vaut la carte. Si tu saisis un 5, la carte peut être utilisée pour cinq réservations.

Prix

Le prix de vente de la carte en euros. Il se situe généralement en dessous de la somme des prix unitaires, car c'est précisément cette réduction qui rend l'offre attractive pour tes clientes et clients.

Validité (jours)

Ici, tu détermines combien de jours la carte reste valable à partir de l'achat. Si tu saisis 200, elle expire 200 jours après l'achat. Si tu laisses le champ vide, la carte est valable sans limite de durée.

Description

Un texte facultatif de 500 caractères maximum qui explique ta carte plus en détail dans la boutique.

Valable pour les prestations

Dans la colonne Attribution à droite, tu définis pour quelles prestations la carte peut être utilisée. Tu peux sélectionner une ou plusieurs prestations. Une carte valable uniquement pour le yoga ne peut pas être utilisée pour une autre offre.

Important : Les cours ne sont pas proposés ici. Les cartes prépayées fonctionnent actuellement uniquement pour les séances individuelles.

Catégories

Ici, tu attribues la carte aux catégories sous lesquelles elle peut être trouvée et filtrée dans la boutique.

Une fois que tout est correct, tu enregistres la carte via le bouton en bas du formulaire. Lorsque tu modifies une carte existante, le bouton indique Mettre à jour la carte prépayée.

Comment tes clients achètent et utilisent les cartes prépayées

Deux conditions s'appliquent à l'achat. Les cartes prépayées ne peuvent être payées qu'en ligne, le paiement sur place n'est pas possible à l'achat. Et tes clientes et clients doivent être connectés à leur compte, car le solde est attribué à leur compte. Un panier contient par ailleurs soit des cartes prépayées, soit des réservations, mais jamais les deux en même temps.

Lors d'une réservation ultérieure, tes clients décident eux-mêmes s'ils utilisent leur solde. Une case à cocher apparaît à cet effet au moment du paiement, non cochée par défaut. Ce n'est qu'une fois activée que Slotlify applique le solde. Une séance est déduite par place réservée. Si quelqu'un possède plusieurs cartes valables, c'est toujours celle qui expire le plus tôt qui est utilisée en premier.

Deux points sont bons à savoir. Les accessoires ne sont jamais payés avec des séances, mais toujours en argent. Et un bon de réduction ne s'applique qu'à la partie encore ouverte. Si une réservation est déjà entièrement couverte par des séances, aucun code promo ne peut plus être appliqué.

En cas d'annulation, le retour des séances suit tes règles d'annulation. Si une cliente annule dans le délai gratuit, les séances reviennent sur la carte. Si elle annule après, elles sont perdues, exactement comme pour un paiement en argent. Si tu annules toi-même en tant que prestataire, les séances sont toujours restituées intégralement. Aucune séance n'est restituée sur une carte déjà expirée.

Sept jours avant l'expiration d'une carte, Slotlify informe automatiquement ta cliente ou ton client par e-mail. À l'expiration de la carte, le solde restant est ramené à zéro.

Consulter les cartes vendues

Sous Cartes vendues, tu vois toutes les cartes réellement achetées. Le tableau t'affiche Carte prépayée, Client, Solde restant / Valeur nominale, Valable jusqu'au, Statut et Action.

Grâce aux deux champs de recherche, tu retrouves une carte précise ou une cliente précise. Tu peux en outre filtrer par Valable jusqu'au et par Statut. Avec le bouton Affichage, tu définis quelles colonnes sont affichées.

Si tu ouvres une carte prépayée sous Gérer les cartes prépayées, tu vois également sous le formulaire le bloc Ventesavec le nombre de cartes vendues et le chiffre d'affaires réalisé.

Corriger le solde restant

Il arrive que tu souhaites ajuster le solde d'une carte vendue, par exemple par geste commercial après un rendez-vous annulé. Pour cela, clique sur Corriger le solde dans la ligne de la carte.

Dans la fenêtre, saisis la valeur souhaitée dans le champ Nouveau solde. Dans le champ Motif, tu indiques pourquoi tu effectues la correction. Ce motif est enregistré dans l'historique de la carte et reste traçable pour toi par la suite. Ensuite, tu enregistres la modification.

Un point est important ici : Tu corriges toujours uniquement le solde restant, jamais la valeur nominale de la carte. La valeur nominale reste inchangée, car la TVA a déjà été versée dessus au moment de la vente. Si tu souhaites offrir à quelqu'un des séances supplémentaires au-delà de la valeur nominale initiale, il vaut mieux émettre une deuxième carte.

Bon à savoir

Lorsque tu modifies une carte prépayée, les changements ne s'appliquent qu'aux achats futurs. Les cartes déjà vendues conservent les conditions en vigueur au moment de l'achat. Cela concerne les prestations attribuées, le nombre de séances et la durée de validité. Ainsi, personne ne peut se sentir lésé après coup.

Si tu supprimes une prestation attribuée à une carte vendue, Slotlify t'indique au préalable combien de cartes et combien de séances non utilisées seraient concernées. Si tu supprimes quand même la prestation, les cartes concernées ne peuvent plus être utilisées. Le solde restant est conservé, mais tes clientes et clients voient un message les invitant à te contacter directement.

Concernant la facturation : Comme la TVA est déjà due à la vente d'une carte prépayée, l'utilisation d'une séance n'est pas une opération imposable supplémentaire. Une réservation entièrement payée avec des séances ne reçoit donc pas de facture séparée. Ta cliente reçoit la confirmation de réservation comme justificatif. Si une partie de la commande a été payée en argent, une facture est établie pour exactement cette partie, avec une mention concernant la TVA déjà versée via la carte prépayée. Pour toute question sur le traitement fiscal dans ton cas, adresse-toi à ton conseiller fiscal.

Note que le traitement fiscal décrit ici suit le droit allemand, selon lequel la TVA sur une carte prépayée est due au moment de la vente et non à l'utilisation. Les règles peuvent différer dans ton pays.