Créer une nouvelle absence

Créer des vacances ou une absence dans Slotlify

Dans Slotlify, tu peux saisir des vacances et d’autres absences directement dans ton tableau de bord. Cela te permet de définir quand toute ton organisation ou certains membres du personnel ne sont pas disponibles.

C’est important, car cela évite que des créneaux concernés puissent être réservés pendant cette période.

Une absence peut être utilisée pour :

des congés d’entreprise
les vacances d’un coach ou d’un professeur
une maladie ou une absence prolongée
des journées de formation
des jours de fermeture dans ton studio ou cabinet
des périodes temporairement indisponibles

Tu gardes ainsi une vue claire sur tes disponibilités et tu évites les réservations pendant les périodes où toi ou ton équipe ne pouvez pas travailler.

Comment ouvrir la création d’une absence

Pour créer une nouvelle absence, va dans ton tableau de bord et ouvre :

Planification des absences > + Ajouter

Le formulaire « Créer une nouvelle absence » s’ouvre. Tu peux y définir la période concernée et indiquer si l’absence s’applique à tout le tenant ou seulement à certains membres du personnel.

Les champs les plus importants

Titre

Dans le champ Titre, indique un nom pour les vacances ou l’absence.

Exemples :

Vacances d’été
Congés d’entreprise
Vacances du coach Max
Week-end de formation
Studio fermé
Absence pour maladie

Le titre doit être clair, afin que tu puisses reconnaître plus tard dans le tableau de bord pourquoi cette période a été bloquée.

Définir le début et la fin

Début

Dans le champ Début, définis quand l’absence commence.

Tu y sélectionnes la date et l’heure.

Exemple :

01/08/2026, 09:00

À partir de ce moment, la zone sélectionnée n’est plus disponible.

Fin

Dans le champ Fin, définis quand l’absence se termine.

Exemple :

Si ton studio est fermé du 1er août au 14 août, définis la fin sur le dernier jour avec l’heure correcte.

Assure-toi que le début et la fin sont correctement définis. Ces informations déterminent quelle période sera bloquée dans Slotlify.

Sélectionner le champ d’application

Dans la section Champ d’application, tu décides à qui l’absence s’applique.

Tu as deux possibilités :

Tenant complet
Personnel spécifique

Ce choix est important, car il détermine si toutes les offres sont bloquées ou seulement les créneaux liés à certaines personnes.

Tenant complet

Choisis Tenant complet si toute ton organisation est indisponible pendant cette période.

Cela convient par exemple pour :

des congés d’entreprise
des jours fériés fermés
des travaux de rénovation
un cabinet entièrement fermé
un studio entièrement fermé

Cette option est aussi utile si tu es le merchant et que tu animes personnellement tous les créneaux. Si tu travailles seul, ton absence signifie en pratique que toute ton offre est indisponible pendant cette période.

Si tu choisis Tenant complet, Slotlify bloque la période pour toute l’organisation.

Personnel spécifique

Choisis Personnel spécifique si seule une personne précise est absente.

C’est utile, par exemple, lorsqu’un coach, un professeur, un thérapeute ou un employé est en vacances alors que les autres membres de l’équipe continuent à travailler.

Exemples :

La coach Anna est en vacances
Le professeur de danse Max est en formation
La thérapeute Sarah est indisponible
Un coach précis est absent pendant une semaine

Dans ce cas, Slotlify ne bloque pas automatiquement toute l’organisation, mais seulement les disponibilités concernées de cette personne.

Important : si un créneau n’a que cette seule personne affectée et que cette personne est absente, ce créneau est bloqué pour cette période. Si d’autres collaborateurs restent disponibles, les autres offres peuvent rester réservables.

Ajouter un motif

Dans le champ Motif, tu peux ajouter une explication facultative.

Exemples :

Vacances d’été de l’équipe
Formation en dehors du studio
Absence privée
Studio fermé pour rénovation

Ce champ est facultatif. Il t’aide toutefois à mieux comprendre plus tard pourquoi une période a été bloquée.

Que se passe-t-il avec les créneaux et cours existants ?

Lorsque tu crées une absence, Slotlify vérifie s’il existe déjà des créneaux ou des cours pendant cette période.

S’il existe déjà des créneaux ou des cours avec des réservations pendant cette période, tu reçois un avertissement.

C’est important, car des clients peuvent déjà avoir réservé ces rendez-vous. Tu peux alors vérifier si tu dois informer les clients, déplacer des réservations ou prendre d’autres mesures d’organisation.

Slotlify t’aide ainsi à détecter les conflits tôt, au lieu de les remarquer plus tard dans le calendrier.

Créer l’absence

Lorsque tous les champs obligatoires sont remplis, clique sur :

Créer l’absence

L’absence est alors enregistrée et la période correspondante est bloquée.

Selon le champ d’application choisi, le blocage s’applique soit à toute ton organisation, soit uniquement au personnel sélectionné.

Exemple pratique : tout le studio est fermé

Tu veux fermer ton studio pendant deux semaines pour des congés d’entreprise.

Procède ainsi :

Ouvre Planification des absences > + Ajouter.
Saisis Congés d’été de l’entreprise comme titre.
Sélectionne la date et l’heure de début.
Sélectionne la date et l’heure de fin.
Choisis Tenant complet comme champ d’application.
Ajoute éventuellement un motif, par exemple Vacances d’été de l’équipe.
Clique sur Créer l’absence.

Ton organisation est ensuite indisponible pendant cette période.

Exemple pratique : seul un coach est en vacances

Un coach est en vacances pendant une semaine, mais ton studio reste ouvert.

Procède ainsi :

Ouvre Planification des absences > + Ajouter.
Saisis Vacances du coach Max comme titre.
Sélectionne le début et la fin de l’absence.
Choisis Personnel spécifique comme champ d’application.
Sélectionne la personne concernée.
Ajoute éventuellement un motif.
Clique sur Créer l’absence.

Slotlify bloque alors uniquement les créneaux concernés par ce membre du personnel. Les autres créneaux et offres peuvent rester disponibles.

Remarques importantes

Vérifie toujours soigneusement la période avant d’enregistrer. Une date de début ou de fin incorrecte peut bloquer des créneaux par erreur ou laisser des créneaux réservables alors qu’ils ne devraient pas l’être.

Réfléchis aussi précisément à la question de savoir si l’absence doit s’appliquer au tenant complet ou seulement au personnel spécifique. Cette décision influence directement les offres disponibles pendant cette période.

Si Slotlify t’avertit de réservations existantes lors de la création de l’absence, prends cet avertissement au sérieux. Dans ce cas, tu dois vérifier si des clients sont déjà concernés et si tu dois les informer ou déplacer des rendez-vous.

Résumé

Avec la planification des absences, tu peux définir dans Slotlify quand ton organisation ou certaines personnes ne sont pas disponibles.

Tu peux saisir des congés d’entreprise complets ou bloquer uniquement l’absence de certains membres du personnel. Slotlify prend ces périodes en compte dans les disponibilités et t’avertit si des créneaux ou cours déjà réservés sont concernés.

Ton calendrier de réservation reste ainsi propre, réaliste et fiable pour tes clients.