Mit Buchungen arbeiten

Buchungen in Slotlify verwalten

Im Bereich Buchungen findest du eine Übersicht aller Buchungen, die deine Kunden in deinem Tenant gemacht haben.

Ein Tenant ist deine Organisation in Slotlify, zum Beispiel dein Studio, dein Verein, deine Praxis oder dein Trainingsangebot. Alle Buchungen, die über deinen öffentlichen Buchungskatalog entstehen, werden hier gesammelt und im Dashboard angezeigt.

So kannst du jederzeit prüfen:

• wer gebucht hat
• welcher Termin oder Kurs gebucht wurde
• welche Dienstleistung zur Buchung gehört
• welchen Status die Buchung hat
• welcher Betrag zur Buchung gehört

Der Bereich Buchungen ist deshalb einer der wichtigsten Bereiche für deine tägliche Verwaltung.

So öffnest du die Buchungsübersicht

Um deine Buchungen zu sehen, gehe in deinem Dashboard zu:

Buchungen

Danach öffnet sich eine Tabelle mit allen Buchungen, die in deiner Organisation erstellt wurden.

Was in der Buchungsliste angezeigt wird

In der Buchungsliste siehst du die wichtigsten Informationen zu jeder Buchung direkt in einer Tabelle.

Typische Spalten sind:

• Bestellung #
• Termin
• Dienstleistung
• Status
• Betrag
• Aktion

Damit bekommst du schnell einen Überblick, ohne jede Buchung einzeln öffnen zu müssen.

Bestellung

Die Spalte Bestellung # zeigt die eindeutige Nummer der Buchung oder Bestellung.

Diese Nummer hilft dir, eine Buchung eindeutig zu erkennen. Das ist besonders praktisch, wenn ein Kunde Rückfragen hat oder du eine bestimmte Buchung später wiederfinden möchtest.

Termin

In der Spalte Termin siehst du, welcher Termin oder Kurs gebucht wurde.

So erkennst du direkt, zu welchem Angebot die Buchung gehört.

Dienstleistung

In der Spalte Dienstleistung siehst du die zugehörige Dienstleistung.

Das ist hilfreich, wenn du mehrere ähnliche Termine oder Kurse anbietest. So kannst du besser unterscheiden, welche konkrete Dienstleistung gebucht wurde.

Status

In der Spalte Status siehst du den aktuellen Bearbeitungs- oder Zahlungsstatus der Buchung.

Beispiele:

In Bearbeitung
Erstattet
Bezahlt

Der Status zeigt dir, in welchem Zustand sich die Buchung gerade befindet.

Zum Beispiel kann eine Buchung noch in Bearbeitung sein, wenn sie noch nicht endgültig abgeschlossen oder noch nicht als bezahlt markiert wurde.

Wenn eine Zahlung zurückgegeben wurde, kann der Status zum Beispiel Erstattet sein.

Betrag

In der Spalte Betrag siehst du den Gesamtbetrag der Buchung.

So kannst du direkt erkennen, welcher Umsatz mit der jeweiligen Buchung verbunden ist.

Aktion

In der Spalte Aktion findest du ein Menü für jede einzelne Buchung.

Wenn du auf das Aktionsmenü klickst, öffnet sich ein Dropdown mit den verfügbaren Optionen.

In der aktuellen Version gibt es dort zwei Möglichkeiten:

Bearbeiten
Löschen

Buchung bearbeiten

Wenn du im Aktionsmenü auf Bearbeiten klickst, öffnet sich die Detailansicht der Buchung. Dort siehst du genauere Informationen zur ausgewählten Buchung.

Die Detailansicht ist hilfreich, wenn du prüfen möchtest:

• welche Buchungsnummer die Buchung hat
• welcher Kunde oder welche Kundendaten hinterlegt sind
• welche E-Mail-Adresse angegeben wurde
• welche Adresse gespeichert wurde
• welcher Status aktuell gesetzt ist
• welche Artikel oder Leistungen bestellt wurden
• welcher Termin, welches Datum und welcher Zeitslot gebucht wurden
• welcher Gesamtbetrag zur Buchung gehört

Bestell- und Kontoinformationen

Im oberen Bereich der Detailansicht findest du die Bestell- & Kontoinformationen.

Dort werden grundlegende Daten zur Buchung angezeigt.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Buchungsnummer
• Status
• Zahlungsmethode
• Kunde
• E-Mail
• Adresse

Diese Informationen helfen dir, die Buchung einer bestimmten Person oder Bestellung zuzuordnen.

Wenn ein Kunde dich kontaktiert, kannst du anhand der Buchungsnummer oder E-Mail-Adresse schnell prüfen, um welche Buchung es geht.

Bestellte Artikel

Im Bereich Bestellte Artikel siehst du, was genau gebucht wurde.

Dort können zum Beispiel folgende Informationen stehen:

• Produkt
• Datum
• Zeitslot
• Menge
• Preis

Status einer Buchung ändern

In der aktuellen Version von Slotlify kannst du in der Detailansicht vor allem den Status der Buchung ändern.

Das ist besonders nützlich, wenn Kunden nicht online bezahlt haben, sondern vor Ort bezahlen.

Beispiel:

Ein Kunde bucht einen Termin und wählt Zahlung vor Ort. Nachdem der Kunde im Studio bezahlt hat, kannst du die Buchung öffnen und den Status entsprechend anpassen, zum Beispiel auf Bezahlt.

So bleibt deine Buchungsübersicht sauber und du weißt später, welche Buchungen bereits erledigt sind.

Änderungen speichern

Wenn du den Status geändert hast, klicke auf:

Änderungen speichern

Erst danach wird die Änderung übernommen.

Wenn du die Seite verlassen möchtest, ohne etwas zu ändern, kannst du auf Zurück klicken.

Buchung löschen

Im Aktionsmenü gibt es außerdem die Option Löschen.

Damit kannst du eine Buchung entfernen.

Diese Funktion solltest du vorsichtig verwenden. Eine gelöschte Buchung kann für deine interne Übersicht, deine Kundenkommunikation oder deine Abrechnung wichtig gewesen sein.

Wenn du nur den Zustand einer Buchung ändern möchtest, ist es oft besser, den Status anzupassen, statt die Buchung zu löschen.

Neues Buchung hinzufügen

Oben rechts gibt es eine Schaltfläche Neu hinzufügen.

In der aktuellen Version von Slotlify ist diese Funktion noch nicht aktiv. Das bedeutet: Du kannst aktuell keine neue Buchung direkt aus dem Dashboard erstellen.

Buchungen entstehen momentan über den öffentlichen Buchungskatalog, wenn deine Kunden dort einen Termin oder Kurs buchen.

Das ist wichtig zu wissen, damit du nicht versuchst, manuelle Buchungen über diese Schaltfläche anzulegen.

Praktisches Beispiel: Zahlung vor Ort markieren

Ein Kunde hat eine Yogastunde gebucht und bezahlt direkt im Studio.

Dann gehst du so vor:

1. Du öffnest im Dashboard den Bereich Buchungen.
2. Du suchst die passende Buchung in der Liste.
3. Du klickst in der Zeile der Buchung auf Aktion.
4. Du wählst Bearbeiten.
5. Du prüfst die Buchungsdetails.
6. Du änderst unten den Status, zum Beispiel auf Bezahlt.
7. Du klickst auf Änderungen speichern.

Danach ist die Buchung im System korrekt aktualisiert.

Wichtige Hinweise

Die Buchungsliste zeigt dir alle Buchungen, die Kunden in deinem Tenant gemacht haben. Sie ist deshalb deine zentrale Übersicht für Bestellungen, Teilnahmeplätze und Zahlungen.

Die Schaltfläche Neu hinzufügen ist aktuell noch nicht aktiv. Neue Buchungen können in der aktuellen Version nicht manuell im Dashboard erstellt werden.

Wenn du eine Buchung öffnest, kannst du derzeit hauptsächlich den Status ändern. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten können später ergänzt werden.

Nutze die Option Löschen nur bewusst. In vielen Fällen ist es besser, den Status einer Buchung anzupassen, damit die Buchung weiterhin nachvollziehbar bleibt.

Zusammenfassung

Im Bereich Buchungen verwaltest du alle Buchungen, die über deinen öffentlichen Slotlify-Katalog entstehen.

Du siehst dort Buchungsnummer, Termin, Dienstleistung, Status und Betrag. Über das Aktionsmenü kannst du eine Buchung öffnen, Details prüfen, den Status ändern oder eine Buchung löschen.

Besonders wichtig ist die Statusänderung, wenn Kunden vor Ort bezahlen. So kannst du deine Buchungen aktuell halten und behältst jederzeit den Überblick über deine Reservierungen.