Warteliste nutzen – Dokumentation

Über die Warteliste

Die Warteliste ist eine Funktion, mit der deine Kundinnen und Kunden auch dann einen Platz in deinen Terminen oder Kursen reservieren können, wenn diese bereits ausgebucht sind. Anstatt einer Absage erhalten sie die Möglichkeit, sich in eine Warteschlange einzutragen – und rücken automatisch nach, sobald ein Platz frei wird. Für dich bedeutet das: weniger verlorene Buchungen, eine bessere Auslastung deiner Angebote und ein professionellerer Eindruck bei deinen Kundinnen und Kunden.

Die Warteliste steht dir zur Verfügung, wenn deine Funktion in deinem aktuellen Tarif enthalten ist. Sollte das nicht der Fall sein, kannst du jederzeit in einen passenden Plan wechseln, um diese Funktion freizuschalten.

So funktioniert die Warteliste für deine Kunden

Sobald ein Termin oder Kurs vollständig ausgebucht ist, sehen deine Kundinnen und Kunden auf deiner öffentlichen Buchungsseite im Auswahlfeld für den Zeitslot einen entsprechenden Hinweis. Dort steht, dass die Veranstaltung bereits voll ist und sich Interessierte in die Warteliste eintragen können. Anstelle der gewohnten Schaltfläche Buchen erscheint eine Schaltfläche zum Eintragen in die Warteliste.

Klickt eine Kundin oder ein Kunde auf diese Schaltfläche, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem die persönlichen Daten eingegeben werden – also Name, E-Mail-Adresse und je nach Konfiguration weitere Angaben. Nach dem Absenden ist die Person offiziell auf der Warteliste eingetragen und erhält eine Bestätigung.

Was passiert, wenn ein Platz frei wird

Wird ein Platz in einer ausgebuchten Veranstaltung wieder frei – zum Beispiel durch eine Stornierung – benachrichtigt Slotlify automatisch die erste Person auf der Warteliste per E-Mail. In dieser E-Mail befindet sich ein Link, über den die Person den freien Platz innerhalb eines festgelegten Zeitfensters buchen kann.

Reagiert die erste Person nicht rechtzeitig, läuft ihre Reservierungsmöglichkeit ab und Slotlify rückt automatisch zur nächsten Person auf der Liste vor. So bleibt der Prozess fair und es geht keine Buchung verloren – ohne dass du selbst eingreifen musst.

Wo du die Warteliste verwaltest

Du findest die Warteliste in deinem Dashboard unter Meine Warteliste. Auf dieser Seite siehst du alle Kundinnen und Kunden, die aktuell auf einen freien Platz warten – mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick: Kunde, Termin / Kurs, Zeitslot, Status, Position und Aktion.

Über den Filter Status oben links kannst du die Liste nach dem aktuellen Stand der Einträge filtern. Folgende Status stehen zur Auswahl:

Wartend – die Person ist eingetragen und wartet auf einen freien Platz.
Eingeladen – ein Platz wurde frei und die Person wurde per E-Mail benachrichtigt.
Gebucht – die Person hat den freien Platz erfolgreich gebucht.
Abgelaufen – die Person hat ihr Zeitfenster zum Buchen nicht genutzt.
Storniert – der Wartelisteneintrag wurde abgebrochen.

Mit dem Button Ansicht oben rechts kannst du außerdem festlegen, welche Spalten dir in der Tabelle angezeigt werden sollen, um deine Übersicht an deine Arbeitsweise anzupassen.

Details eines Wartelisteneintrags ansehen

In der letzten Spalte Aktion findest du zu jedem Eintrag einen Aktions-Button. Klickst du darauf, öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Eintrags. Dort siehst du alle hinterlegten Daten der wartenden Person sowie sämtliche Informationen zur Veranstaltung, auf die sie wartet – also Termin oder Kurs, Datum, Uhrzeit und Zeitslot.

Manuell anpassen kannst du in dieser Ansicht ausschließlich den Status des Eintrags. Alle anderen Daten – wie Kontaktinformationen oder die Veranstaltung selbst – bleiben unveränderbar, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Die Änderung des Status ist sinnvoll, wenn du zum Beispiel einen Eintrag manuell stornieren möchtest oder einer Person außerhalb des automatischen Ablaufs einen Platz zuweisen willst.

Tipp für eine optimale Nutzung