Wie verwalte ich meine Kunden?

Über den Kundenbereich

Im Bereich Kunden findest du alle Personen, die bei dir gebucht haben, an einem Ort. Du siehst auf einen Blick, wie oft jemand da war, wann zuletzt und welchen Umsatz die Person gebracht hat. Beim Öffnen eines Profils bekommst du die Kontaktdaten, das Guthaben, kommende Termine und die vollständige Buchungshistorie.

Du musst dafür nichts anlegen. Slotlify erstellt ein Kundenprofil automatisch, sobald jemand bei dir bucht. Das gilt für jede Buchung, auch für Zahlungen vor Ort. Registriert sich jemand in deinem Shop, entsteht das Profil ebenfalls sofort, noch bevor die erste Buchung stattgefunden hat.

Pro E-Mail-Adresse gibt es dabei genau ein Profil. Bucht jemand zuerst als Gast und legt sich später ein Konto an, wird das bestehende Profil damit verknüpft. Die Buchungshistorie bleibt vollständig erhalten, statt sich auf zwei Einträge zu verteilen.

Die Kundenliste

Du findest den Bereich in deinem Dashboard unter Kunden. Die Tabelle zeigt dir die Spalten Kunde, Kontakt, Buchungen, Letzte Buchung, Umsatz und Aktion.

Standardmäßig ist die Liste nach der letzten Buchung sortiert. Wer zuletzt bei dir war, steht oben. Kundinnen und Kunden ohne Buchungen stehen am Ende.

Über das Suchfeld findest du jemanden nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Mit dem Filter Archiviertblendest du archivierte Profile ein. Über Ansicht legst du fest, welche Spalten angezeigt werden.

In der Spalte Buchungen siehst du die Gesamtzahl und darunter, wie viele davon storniert wurden. Die Spalte Umsatzzählt bezahlte und zur Zahlung vorgemerkte Buchungen. Stornierte Positionen sind bereits abgezogen. Der Verkauf einer Guthabenkarte zählt zum Umsatz im Moment des Kaufs, das spätere Einlösen einer Einheit erzeugt keinen zusätzlichen Umsatz.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Kundenprofil.

Einen Kunden manuell anlegen

Nimmst du eine Buchung telefonisch entgegen oder kommt jemand spontan vorbei, kannst du das Profil selbst anlegen. Klicke dafür oben rechts auf + Neuer Kunde.

Pflichtfeld ist allein die E-Mail. Sie ist das Erkennungsmerkmal, an dem Slotlify Buchungen dem richtigen Profil zuordnet. Alles Weitere ist optional: Vorname, Nachname, Telefon, Firma und die vollständige Adresse mit Straße, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Bundesland und Land.

Im Feld Notizen hinterlegst du, was du dir zu dieser Person merken möchtest. Diese Notizen sind ausschließlich für dich sichtbar, die Kundin oder der Kunde bekommt sie nie zu sehen.

Mit dem Kontrollkästchen Einwilligung in Marketing-E-Mails hältst du fest, ob eine Einwilligung für Werbemails vorliegt. Setz das Häkchen nur, wenn dir die Einwilligung tatsächlich erteilt wurde.

Ein wichtiger Punkt: Ein hier angelegter Kunde bekommt keinen Shop-Zugang. Die Person kann sich nicht anmelden und ihre Buchungen online nicht einsehen. Das ist Absicht, denn nicht jede telefonische Kundin möchte ein Konto. Brauchst du den Zugang doch, kannst du ihn später jederzeit vom Kundenprofil aus einladen. Die Person vergibt ihr Passwort dann selbst.

Gibst du eine Adresse ein, die zu einem archivierten Profil gehört, wird dieses Profil wieder aktiviert und deine Angaben werden übernommen. Die bisherige Historie bleibt dabei erhalten. Slotlify weist dich darauf hin, damit dich die vorhandenen Buchungen nicht überraschen.

Das Kundenprofil

Öffnest du ein Profil, siehst du oben vier Kacheln:

• Buchungen – die Gesamtzahl, darunter wie viele abgeschlossen und wie viele storniert sind.
• Umsatz – der Gesamtumsatz und der Durchschnitt pro Buchung. Der Durchschnitt ist ein Richtwert und nicht für die Buchhaltung gedacht.
• Guthaben – die offenen Einheiten aus Guthabenkarten und wann die nächste Karte abläuft.
• Nächste Buchung – Datum und Name des nächsten Termins.

Darunter findest du die Kontaktdaten und daneben deine Notizen. Der Block Aktivität zeigt dir, wann die erste und wann die letzte Buchung stattgefunden hat.

Es folgen Kommende Buchungen und der Buchungsverlauf. Stornierte Termine sind dort mit einem Hinweis gekennzeichnet. Angezeigt werden zunächst die letzten zwanzig Einträge, den Rest blendest du über Mehr anzeigen ein. Ein Klick auf eine Buchung führt dich direkt zu deren Detailseite.

Oben rechts findest du außerdem, seit wann die Person Kundin bei dir ist, sowie die Schaltflächen Daten exportieren (DSGVO) und Bearbeiten.

Hat die Person kein Konto in deinem Shop, steht neben dem Namen die Kennzeichnung Gast. In den Kontaktdaten weist dich Slotlify zusätzlich darauf hin, dass noch kein Shop-Zugang besteht. Der Hinweis verschwindet, sobald ein Konto verknüpft ist.

Shop-Zugang einladen

Ein Profil, das du selbst angelegt hast, hat zunächst kein Konto. Die Person kann sich also nicht anmelden und ihre Buchungen nicht online einsehen. Möchtest du das ändern, klick oben auf dem Profil auf Shop-Zugang einladen.

Slotlify legt daraufhin das Konto an, verknüpft es mit dem bestehenden Profil und schickt der Person eine E-Mail, über die sie ihr eigenes Passwort vergibt. Die hinterlegte Adresse wird dabei mit übernommen, sodass sie beim ersten Anmelden bereits vorhanden ist.

Zwei Dinge sind hier bewusst so gelöst. Erstens vergibst du kein Passwort für deine Kundinnen und Kunden. Sie wählen es selbst über den Link in der E-Mail. Dadurch hat niemand außer der Person selbst Zugriff auf ihr Konto. Zweitens passiert die Einladung nie automatisch. Nicht jede telefonische Kundin möchte ein Konto, und eine E-Mail geht an einen echten Menschen. Du entscheidest also, ob und wann sie verschickt wird.

Sobald das Konto verknüpft ist, sieht die Person auch ihre früheren Buchungen, also auch die, die du telefonisch für sie angelegt hast.

Ein Hinweis für den Support-Fall: Nutzt jemand ohne Konto die Passwort-vergessen-Funktion in deinem Shop, bekommt er keine E-Mail. Es gibt schlicht noch kein Konto zu dieser Adresse. In dem Fall lade die Person einfach über diese Schaltfläche ein.

Kundendaten bearbeiten

Über Bearbeiten änderst du die hinterlegten Daten. Welche Felder du ändern kannst, hängt davon ab, ob die Person ein Konto in deinem Shop hat.

Bei einem Profil ohne Konto kannst du alle Felder bearbeiten. Ist ein Shop-Konto verknüpft, sind Name und E-Mail-Adresse schreibgeschützt. Diese Angaben gehören zum Konto, mit dem sich die Person anmeldet. Würdest du sie hier ändern, würden die beiden Seiten auseinanderlaufen.

Telefonnummer, Adresse, Notizen und die Marketing-Einwilligung kannst du dagegen immer bearbeiten. Bei einem verknüpften Konto wird die Adresse direkt dort gespeichert, wo die Person sie auch selbst sieht. Korrigierst du also einen Tippfehler in der Adresse, kommt die Korrektur wirklich an.

Archivieren, löschen und DSGVO

Über das Aktionsmenü in der Spalte Aktion stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Archivieren blendet ein Profil aus der Liste aus, ohne etwas zu löschen. Alle Daten bleiben erhalten und du erreichst das Profil weiterhin über den Filter Archiviert. Der Schritt lässt sich jederzeit rückgängig machen. Nutze ihn für Kundinnen und Kunden, die schon lange nicht mehr da waren.

Löschen entfernt ein Profil endgültig. Das ist nur möglich, solange keine einzige Buchung daran hängt, also etwa bei einem versehentlich angelegten Eintrag. Sobald Buchungen vorhanden sind, ist das Löschen gesperrt, denn Rechnungen und Buchungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Kundendaten löschen (DSGVO) ist der Weg für ein Auskunfts- oder Löschersuchen nach Artikel 17 DSGVO. Slotlify entfernt dabei die personenbezogenen Daten auf beiden Seiten, also im Kundenprofil und im Shop-Konto. Name, Telefonnummer, Adresse und Notizen werden gelöscht, die E-Mail-Adresse wird unkenntlich gemacht. Gibt es keinerlei Buchungen oder Bestellungen, wird der Eintrag vollständig entfernt.

Buchungen, Bestellungen und Rechnungen bleiben in beiden Fällen bestehen, weil sie steuerlich aufbewahrt werden müssen. Sie enthalten allerdings ohnehin ihre eigene Kopie der damaligen Daten.

Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen und wird deshalb über einen Bestätigungsdialog abgesichert. Die betroffene Person kann sich anschließend auch nicht mehr in deinem Shop anmelden, weil das Konto selbst zu den personenbezogenen Daten gehört.

Daten exportieren

Auf dem Kundenprofil findest du die Schaltfläche Daten exportieren (DSGVO). Damit erstellst du einen Export der Daten einer einzelnen Person, zum Beispiel für eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO. Diese Funktion steht dir in jedem Tarif zur Verfügung, weil es sich um eine gesetzliche Pflicht handelt.

Über die Schaltfläche CSV-Export in der Kundenliste exportierst du dagegen deinen gesamten Kundenstamm, etwa für deine eigene Auswertung. Diese Funktion ist an deinen Tarif gebunden. Ist sie in deinem Plan nicht enthalten, siehst du die Schaltfläche mit einem Schlosssymbol und gelangst über sie zu deinen Tarifoptionen.

Gut zu wissen

Die Zahlen im Kundenbereich stimmen mit denen deiner Übersichtsseite überein, weil beide dieselbe Grundlage verwenden. Zum Umsatz zählen auch Buchungen mit Zahlung vor Ort, die noch nicht kassiert wurden.

Der Bereich Kunden selbst ist in allen Tarifen enthalten. Nur der Export der gesamten Liste ist tarifabhängig.

Und zum Schluss ein rechtlicher Hinweis: Als Betreiberin oder Betreiber deines Studios bist du für die Kundendaten in Slotlify verantwortlich. Speichere nur, was du wirklich brauchst, und versende Werbe-E-Mails ausschließlich an Personen, die dir dafür eine Einwilligung erteilt haben.