Wie richte ich Stornierungsregeln für einen Service ein?

Über konfigurierbare Stornierungen

Mit konfigurierbaren Stornierungen legst du individuell für jeden Service fest, unter welchen Bedingungen deine Kundinnen und Kunden eine Buchung stornieren können. So kannst du deine Regeln an die Realität deines Geschäfts anpassen. Ein kurzer Yogakurs braucht andere Stornierungsregeln als ein aufwendiger Personal-Training-Termin oder ein mehrtägiger Workshop.

Die Funktion hilft dir, Ausfälle finanziell abzufedern und gleichzeitig deinen Kundinnen und Kunden klare, faire Regeln zu bieten. Alle Bedingungen werden auf deiner öffentlichen Buchungsseite transparent angezeigt, bevor eine Buchung abgeschlossen wird.

Wo du die Einstellungen findest

Öffne in deinem Dashboard den Bereich Services > Services verwalten und wähle den Service aus, für den du die Regeln festlegen möchtest. Innerhalb des Services findest du den neuen Abschnitt Einstellungen. Hier steuerst du das Verhalten des Services, unter anderem seine Sichtbarkeit, den Service-Typ und die Stornierungsregeln.

Standardverhalten ohne konfigurierte Regeln

Ist die Option Konfigurierbare Stornierungen deaktiviert, gilt für den Service das Standardverhalten. Das bedeutet: Deine Kundinnen und Kunden können ihre Buchung jederzeit kostenlos stornieren, ganz ohne Einschränkungen. Wenn du also mit dieser Regelung gut arbeitest oder deinen Kundinnen und Kunden maximale Flexibilität bieten möchtest, brauchst du hier nichts weiter einzustellen.

Konfigurierbare Stornierungen aktivieren

Aktivierst du das Kontrollkästchen Konfigurierbare Stornierungen, öffnen sich drei zusätzliche Felder, mit denen du die Regeln für diesen Service exakt definieren kannst. Die Einstellungen gelten ausschließlich für den jeweiligen Service. So kannst du für jedes Angebot ein passendes Modell wählen.

Kostenlos stornierbar bis vor Beginn

In diesem Feld legst du fest, bis wann vor dem geplanten Beginn eine kostenlose Stornierung möglich ist. Du kannst zwischen folgenden Zeiträumen wählen: 1 Stunde, 2 Stunden, 6 Stunden, 12 Stunden, 24 Stunden, 48 Stunden, 72 Stunden und 1 Woche.

Wählst du zum Beispiel 24 Stunden, kann jede Kundin und jeder Kunde bis 24 Stunden vor Terminbeginn kostenlos absagen. Alle Stornierungen innerhalb dieses Zeitfensters fallen automatisch unter die Regel, die du im nächsten Feld definierst.

Bei später Stornierung

Hier bestimmst du, was passiert, wenn eine Stornierung nach Ablauf der kostenlosen Frist erfolgt. Dir stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

• Keine Erstattung – die Buchung wird storniert, der Preis wird jedoch vollständig einbehalten.
• Fester Betrag wird einbehalten – du legst einen konkreten Betrag fest, der bei einer späten Stornierung einbehalten wird. Der Rest wird erstattet.
• Prozentsatz wird einbehalten – du legst einen prozentualen Anteil des Buchungspreises fest, der einbehalten wird. Der verbleibende Betrag wird erstattet.
• Stornierung nicht möglich – nach Ablauf der Frist ist keine Stornierung mehr möglich. Der Termin bleibt gebucht.

Welches Modell du wählst, hängt von deinem Geschäft und deinen Kundinnen und Kunden ab. Ein prozentualer Selbstbehalt wirkt oft fair, während ein fester Betrag für Klarheit sorgt.

Steuerliche Behandlung der Gebühr

Wenn du bei einer späten Stornierung einen Betrag einbehältst, muss dieser steuerlich korrekt behandelt werden. In diesem Feld legst du fest, wie die einbehaltene Gebühr aus steuerlicher Sicht eingestuft wird. Dir stehen zwei Optionen zur Verfügung:

• Nicht steuerbar (Schadensersatz) – der einbehaltene Betrag wird als Schadensersatz behandelt. In diesem Fall fällt keine Umsatzsteuer an, weil rechtlich gesehen keine Leistung erbracht wurde.
• Steuerpflichtige Leistung – der einbehaltene Betrag wird als Entgelt für eine erbrachte Leistung behandelt. In diesem Fall fällt Umsatzsteuer an und die Gebühr wird entsprechend auf dem Beleg ausgewiesen.

Slotlify berücksichtigt diese Einstellung automatisch bei der Erstellung der zugehörigen Belege. So bleibt deine Buchhaltung sauber und du musst dich nicht selbst um die korrekte steuerliche Zuordnung kümmern.

Hinweis: Die konkrete steuerliche Einordnung von Stornogebühren kann je nach Einzelfall unterschiedlich ausfallen. Bei Unsicherheiten empfehlen wir eine kurze Rücksprache mit deiner Steuerberatung, damit du die für dein Geschäft passende Option wählst.

Tipp für den Alltag

Kommuniziere deine Stornierungsregeln offen und leicht auffindbar. Slotlify zeigt sie deinen Kundinnen und Kunden im Buchungsprozess an. Wenn du sie zusätzlich in deinen AGB oder auf deiner Angebotsseite erwähnst, vermeidest du Rückfragen und schaffst Vertrauen. Klare Regeln von Anfang an sind der beste Schutz vor Missverständnissen und unangenehmen Diskussionen im Nachhinein.