Comment configurer les règles d'annulation d'une prestation ?

À propos des annulations configurables

Avec les annulations configurables, tu définis individuellement pour chaque prestation les conditions dans lesquelles tes clientes et clients peuvent annuler une réservation. Ainsi, tu peux adapter tes règles à la réalité de ton activité. Un court cours de yoga n'a pas besoin des mêmes règles d'annulation qu'un rendez-vous de coaching personnel exigeant ou qu'un atelier de plusieurs jours.

La fonctionnalité t'aide à amortir financièrement les annulations tout en offrant à tes clientes et clients des règles claires et équitables. Toutes les conditions sont affichées de manière transparente sur ta page de réservation publique avant qu'une réservation ne soit finalisée.

Où trouver les paramètres

Dans ton tableau de bord, ouvre la section Prestations > Gérer les prestations et sélectionne la prestation pour laquelle tu souhaites définir les règles. À l'intérieur de la prestation, tu trouves la nouvelle section Paramètres. Ici, tu contrôles le comportement de la prestation, notamment sa visibilité, le type de prestation et les règles d'annulation.

Comportement par défaut sans règles configurées

Si l'option Annulations configurables est désactivée, la prestation suit le comportement par défaut. Cela signifie : Tes clientes et clients peuvent annuler leur réservation gratuitement à tout moment, sans aucune restriction. Donc si tu es à l'aise avec ce mode de fonctionnement ou si tu souhaites offrir à ta clientèle une flexibilité maximale, tu n'as rien à modifier ici.

Activer les annulations configurables

Lorsque tu actives la case Annulations configurables, trois champs supplémentaires apparaissent, te permettant de définir précisément les règles pour cette prestation. Les paramètres s'appliquent uniquement à la prestation concernée. Ainsi, tu peux choisir un modèle adapté à chaque offre.

Annulation gratuite jusqu'à avant le début

Dans ce champ, tu définis combien de temps avant le début prévu une annulation gratuite est possible. Tu peux choisir parmi les durées suivantes : 1 heure, 2 heures, 6 heures, 12 heures, 24 heures, 48 heures, 72 heures et 1 semaine.

Si tu choisis 24 heures par exemple, chaque cliente et client peut annuler gratuitement jusqu'à 24 heures avant le début du rendez-vous. Toutes les annulations dans cette fenêtre tombent automatiquement sous la règle que tu définis dans le champ suivant.

En cas d'annulation tardive

Ici, tu détermines ce qui se passe si une annulation intervient après la fin du délai gratuit. Plusieurs options sont à ta disposition :

• Pas de remboursement – la réservation est annulée, mais le prix est intégralement retenu.
• Un montant fixe est retenu – tu définis un montant précis qui est retenu en cas d'annulation tardive. Le reste est remboursé.
• Un pourcentage est retenu – tu définis un pourcentage du prix de la réservation qui est retenu. Le montant restant est remboursé.
• Annulation impossible – après le délai, aucune annulation n'est plus possible. Le rendez-vous reste réservé.

Le modèle que tu choisis dépend de ton activité et de ta clientèle. Un pourcentage retenu paraît souvent équitable, tandis qu'un montant fixe apporte de la clarté.

Traitement fiscal des frais

Si tu retiens un montant en cas d'annulation tardive, celui-ci doit être traité correctement sur le plan fiscal. Dans ce champ, tu définis comment les frais retenus sont classés d'un point de vue fiscal. Deux options sont à ta disposition :

• Non imposable (indemnisation) – le montant retenu est traité comme une indemnité pour dommage. Dans ce cas, aucune TVA ne s'applique, car juridiquement aucune prestation n'a été fournie.
• Prestation imposable – le montant retenu est traité comme la rémunération d'une prestation fournie. Dans ce cas, la TVA s'applique et les frais figurent en conséquence sur le justificatif.

Slotlify prend automatiquement en compte ce paramètre lors de la génération des justificatifs correspondants. Ainsi, ta comptabilité reste propre et tu n'as pas à te soucier toi-même de la bonne affectation fiscale.

Remarque : La classification fiscale concrète des frais d'annulation peut varier selon le cas particulier. En cas de doute, nous te recommandons une brève consultation avec ton conseiller fiscal, afin que tu puisses choisir l'option qui convient à ton activité. Les références juridiques ci-dessus s'appliquent uniquement au droit allemand.

Conseil pour le quotidien

Communique tes règles d'annulation ouvertement et rends-les faciles à trouver. Slotlify les affiche à tes clientes et clients pendant le processus de réservation. Si tu les mentionnes en plus dans tes CGV ou sur ta page de prestation, tu évites les questions de suivi et tu crées de la confiance. Des règles claires dès le départ sont la meilleure protection contre les malentendus et les discussions désagréables plus tard.