Travailler avec les réservations
Gérer les réservations dans Slotlify
Dans la section Réservations, tu trouves une vue d’ensemble de toutes les réservations que tes clients ont effectuées dans ton tenant.
Un tenant est ton organisation dans Slotlify, par exemple ton studio, ton club, ton cabinet ou ton activité de formation. Toutes les réservations créées via ton catalogue public de réservation sont regroupées ici et affichées dans ton tableau de bord.
Tu peux ainsi vérifier à tout moment :
- qui a réservé
- quel créneau ou cours a été réservé
- quel service est lié à la réservation
- quel est le statut de la réservation
- quel montant est associé à la réservation
La section Réservations est donc l’une des zones les plus importantes pour ta gestion quotidienne.
Comment ouvrir la vue des réservations
Pour voir tes réservations, va dans ton tableau de bord et ouvre :
Réservations
Un tableau avec toutes les réservations créées dans ton organisation s’ouvre.
Ce qui est affiché dans la liste des réservations
Dans la liste des réservations, tu vois directement dans un tableau les informations les plus importantes pour chaque réservation.
Les colonnes typiques sont :
- Commande #
- Créneau
- Service
- Statut
- Montant
- Action
Tu obtiens ainsi une vue rapide sans devoir ouvrir chaque réservation individuellement.
Commande
La colonne Commande # affiche le numéro unique de la réservation ou de la commande.
Ce numéro t’aide à identifier clairement une réservation. C’est particulièrement utile lorsqu’un client pose une question ou lorsque tu veux retrouver une réservation précise plus tard.
Créneau
Dans la colonne Créneau, tu vois quel créneau ou cours a été réservé.
Tu reconnais ainsi immédiatement à quelle offre la réservation appartient.
Service
Dans la colonne Service, tu vois le service associé.
C’est utile si tu proposes plusieurs créneaux ou cours similaires. Tu peux ainsi mieux distinguer quel service concret a été réservé.
Statut
Dans la colonne Statut, tu vois le statut actuel de traitement ou de paiement de la réservation.
Exemples :
En cours
Remboursé
Payé
Le statut indique dans quel état se trouve actuellement la réservation.
Par exemple, une réservation peut encore être en cours si elle n’est pas encore finalisée ou si elle n’a pas encore été marquée comme payée.
Si un paiement a été remboursé, le statut peut être Remboursé.
Montant
Dans la colonne Montant, tu vois le montant total de la réservation.
Tu peux ainsi reconnaître directement le chiffre d’affaires lié à la réservation.
Action
Dans la colonne Action, tu trouves un menu pour chaque réservation.
Lorsque tu cliques sur ce menu, une liste déroulante s’ouvre avec les options disponibles.
Dans la version actuelle, il y a deux options :
Modifier
Supprimer
Modifier une réservation
Si tu cliques sur Modifier dans le menu d’action, la vue détaillée de la réservation s’ouvre.
Tu y vois des informations plus précises sur la réservation sélectionnée.
La vue détaillée est utile si tu veux vérifier :
- le numéro de réservation
- le client ou les données client enregistrées
- l’adresse e-mail indiquée
- l’adresse enregistrée
- le statut actuel
- les articles ou services commandés
- le créneau, la date et l’horaire réservés
- le montant total de la réservation
Informations de commande et de compte
Dans la partie supérieure de la vue détaillée, tu trouves les informations de commande et de compte.
Cette section affiche les données de base de la réservation.
Cela peut inclure par exemple :
- numéro de réservation
- statut
- méthode de paiement
- client
- adresse
Ces informations t’aident à associer la réservation à une personne ou à une commande précise.
Si un client te contacte, tu peux rapidement vérifier de quelle réservation il s’agit grâce au numéro de réservation ou à l’adresse e-mail.
Articles commandés
Dans la section Articles commandés, tu vois exactement ce qui a été réservé.
Cette section peut contenir les informations suivantes :
- produit
- date
- créneau horaire
- quantité
- prix
Modifier le statut d’une réservation
Dans la version actuelle de Slotlify, tu peux principalement modifier le statut de la réservation dans la vue détaillée.
C’est particulièrement utile lorsque les clients ne paient pas en ligne, mais sur place.
Exemple :
Un client réserve un créneau et choisit le paiement sur place. Après que le client a payé dans ton studio, tu peux ouvrir la réservation et ajuster le statut, par exemple sur Payé.
Ta vue des réservations reste ainsi propre, et tu sais plus tard quelles réservations sont déjà réglées.
Enregistrer les modifications
Après avoir modifié le statut, clique sur :
Enregistrer les modifications
La modification n’est appliquée qu’après cela.
Si tu veux quitter la page sans rien modifier, clique sur Retour.
Supprimer une réservation
Le menu d’action contient aussi l’option Supprimer.
Elle te permet de retirer une réservation.
Utilise cette fonction avec prudence. Une réservation supprimée peut avoir été importante pour ta vue interne, ta communication client ou ta comptabilité.
Si tu veux seulement modifier l’état d’une réservation, il est souvent préférable d’ajuster le statut plutôt que de supprimer la réservation.
Ajouter une nouvelle réservation
En haut à droite, il y a un bouton Ajouter.
Dans la version actuelle de Slotlify, cette fonction n’est pas encore active. Cela signifie que tu ne peux actuellement pas créer de nouvelle réservation directement depuis le tableau de bord.
Les réservations sont actuellement créées via le catalogue public de réservation lorsque tes clients y réservent un créneau ou un cours.
C’est important à savoir pour ne pas essayer de créer des réservations manuelles avec ce bouton.
Exemple pratique : marquer un paiement sur place comme payé
Un client a réservé un cours de yoga et paie directement au studio.
Procède ainsi :
- Ouvre la section Réservations dans le tableau de bord.
- Trouve la réservation correspondante dans la liste.
- Clique sur Action dans la ligne de la réservation.
- Sélectionne Modifier.
- Vérifie les détails de la réservation.
- Modifie le statut en bas, par exemple sur Payé.
- Clique sur Enregistrer les modifications.
La réservation est maintenant correctement mise à jour dans le système.
Remarques importantes
La liste des réservations affiche toutes les réservations que les clients ont faites dans ton tenant. Elle est donc ta vue centrale pour les commandes, les places participantes et les paiements.
Le bouton Ajouter n’est actuellement pas actif. Dans la version actuelle, les nouvelles réservations ne peuvent pas être créées manuellement dans le tableau de bord.
Lorsque tu ouvres une réservation, tu peux actuellement surtout modifier son statut. D’autres possibilités de modification pourront être ajoutées plus tard.
Utilise l’option Supprimer uniquement de manière réfléchie. Dans de nombreux cas, il est préférable d’ajuster le statut d’une réservation afin qu’elle reste traçable.
Résumé
Dans la section Réservations, tu gères toutes les réservations créées via ton catalogue public Slotlify.
Tu y vois le numéro de réservation, le créneau, le service, le statut et le montant. Via le menu d’action, tu peux ouvrir une réservation, vérifier les détails, modifier le statut ou supprimer une réservation.
La modification du statut est particulièrement importante lorsque les clients paient sur place. Cela t’aide à maintenir tes réservations à jour et à garder une vue claire sur tes réservations.