Comment gérer mes clients ?

À propos de la section clients

Dans la section Clients, tu trouves à un seul endroit toutes les personnes qui ont réservé chez toi. D'un coup d'œil, tu vois combien de fois quelqu'un est venu, quand pour la dernière fois et quel chiffre d'affaires la personne a généré. En ouvrant un profil, tu obtiens les coordonnées, le solde de séances, les rendez-vous à venir et l'historique complet des réservations.

Tu n'as rien à créer pour cela. Slotlify crée automatiquement un profil client dès que quelqu'un réserve chez toi. Cela vaut pour chaque réservation, y compris les paiements sur place. Si quelqu'un s'inscrit dans ta boutique, le profil est également créé immédiatement, avant même la première réservation.

Il y a exactement un profil par adresse e-mail. Si quelqu'un réserve d'abord en tant qu'invité et crée un compte plus tard, le profil existant y est relié. L'historique des réservations reste complet au lieu d'être réparti sur deux entrées.

La liste des clients

Tu trouves la section dans ton tableau de bord sous Clients. Le tableau t'affiche les colonnes Client, Contact, Réservations, Dernière réservation, Chiffre d'affaires et Action.

Par défaut, la liste est triée par dernière réservation. Celui ou celle qui est venu en dernier apparaît en haut. Les clients sans réservation figurent à la fin.

Grâce au champ de recherche, tu retrouves quelqu'un par nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Avec le filtre Archivés, tu affiches les profils archivés. Via Affichage, tu définis quelles colonnes sont affichées.

Dans la colonne Réservations, tu vois le nombre total et, en dessous, combien d'entre elles ont été annulées. La colonne Chiffre d'affaires compte les réservations payées et celles en attente de paiement. Les positions annulées sont déjà déduites. La vente d'une carte prépayée compte dans le chiffre d'affaires au moment de l'achat, et l'utilisation ultérieure d'une séance ne génère pas de chiffre d'affaires supplémentaire.

Un clic sur une ligne ouvre le profil du client.

Créer un client manuellement

Si tu prends une réservation par téléphone ou si quelqu'un passe spontanément, tu peux créer le profil toi-même. Clique pour cela en haut à droite sur + Nouveau client.

Le seul champ obligatoire est l'e-mail. C'est l'identifiant grâce auquel Slotlify attribue les réservations au bon profil. Tout le reste est facultatif : prénom, nom, téléphone, société et l'adresse complète avec rue, complément d'adresse, code postal, ville, région et pays.

Dans le champ Notes, tu inscris ce que tu souhaites retenir sur cette personne. Ces notes ne sont visibles que par toi, la cliente ou le client ne les voit jamais.

Avec la case Consentement aux e-mails marketing, tu enregistres si un consentement pour les e-mails promotionnels existe. Ne coche la case que si le consentement t'a réellement été donné.

Un point important : Un client créé ici n'obtient pas d'accès à la boutique. La personne ne peut pas se connecter ni consulter ses réservations en ligne. C'est intentionnel, car toutes les clientes par téléphone ne souhaitent pas un compte. Si tu as tout de même besoin de cet accès, tu peux l'inviter à tout moment depuis le profil client. La personne choisit alors elle-même son mot de passe.

Si tu saisis une adresse appartenant à un profil archivé, ce profil est réactivé et tes informations y sont appliquées. L'historique existant est conservé. Slotlify t'en informe pour que les réservations existantes ne te surprennent pas.

Le profil client

Lorsque tu ouvres un profil, tu vois quatre tuiles en haut :

• Réservations – le nombre total et, en dessous, combien sont terminées et combien annulées.
• Chiffre d'affaires – le chiffre d'affaires total et la moyenne par réservation. La moyenne est un indicateur et n'est pas destinée à la comptabilité.
• Solde – les séances disponibles issues des cartes prépayées et la date d'expiration de la prochaine carte.
• Prochaine réservation – date et nom du prochain rendez-vous.

En dessous, tu trouves les Coordonnées et, à côté, tes Notes. Le bloc Activité t'indique quand ont eu lieu la première et la dernière réservation.

Suivent les Réservations à venir et l'Historique des réservations. Les rendez-vous annulés y sont signalés par une mention. Les vingt entrées les plus récentes sont affichées d'abord, et tu affiches le reste via Afficher plus. Un clic sur une réservation te mène directement à sa page de détail.

En haut à droite, tu vois également depuis quand la personne est ta cliente, ainsi que les boutons Exporter les données (RGPD) et Modifier.

Si la personne n'a pas de compte dans ta boutique, la mention Invité apparaît à côté de son nom. Dans les coordonnées, Slotlify t'indique en outre qu'aucun accès à la boutique n'existe encore. Cette mention disparaît dès qu'un compte est relié.

Inviter à la boutique

Un profil que tu as créé toi-même n'a d'abord pas de compte. La personne ne peut donc pas se connecter ni consulter ses réservations en ligne. Si tu souhaites changer cela, clique en haut du profil sur Inviter à la boutique.

Slotlify crée alors le compte, le relie au profil existant et envoie à la personne un e-mail lui permettant de définir son propre mot de passe. L'adresse enregistrée est reprise au passage, elle est donc déjà présente à la première connexion.

Deux choses sont volontairement conçues ainsi. D'abord, tu ne définis pas de mot de passe pour tes clientes et clients. Ils le choisissent eux-mêmes via le lien dans l'e-mail. Ainsi, personne d'autre que la personne elle-même n'a accès à son compte. Ensuite, l'invitation n'a jamais lieu automatiquement. Toutes les clientes par téléphone ne souhaitent pas un compte, et un e-mail s'adresse à une vraie personne. C'est donc toi qui décides si et quand il est envoyé.

Une fois le compte relié, la personne voit également ses réservations antérieures, y compris celles que tu as créées pour elle par téléphone.

Une remarque pour le support : Si quelqu'un sans compte utilise la fonction mot de passe oublié dans ta boutique, il ne reçoit pas d'e-mail. Il n'existe tout simplement pas encore de compte pour cette adresse. Dans ce cas, invite simplement la personne avec ce bouton.

Modifier les données client

Via Modifier, tu changes les informations enregistrées. Les champs que tu peux modifier dépendent du fait que la personne possède ou non un compte dans ta boutique.

Pour un profil sans compte, tu peux modifier tous les champs. Si un compte boutique est relié, le nom et l'adresse e-mail sont en lecture seule. Ces informations appartiennent au compte avec lequel la personne se connecte. Si tu les modifiais ici, les deux côtés divergeraient.

Le numéro de téléphone, l'adresse, les notes et le consentement marketing peuvent en revanche toujours être modifiés. Pour un compte relié, l'adresse est enregistrée directement là où la personne la voit elle-même. Ainsi, si tu corriges une faute de frappe dans l'adresse, la correction lui parvient réellement.

Archiver, supprimer et RGPD

Le menu d'actions dans la colonne Action te propose plusieurs possibilités.

Archiver masque un profil de la liste sans rien supprimer. Toutes les données sont conservées et tu accèdes toujours au profil via le filtre Archivés. Cette étape est réversible à tout moment. Utilise-la pour les clientes et clients qui ne sont pas venus depuis longtemps.

Supprimer retire définitivement un profil. Ce n'est possible que tant qu'aucune réservation n'y est rattachée, par exemple pour une entrée créée par erreur. Dès que des réservations existent, la suppression est bloquée, car les factures et les réservations sont soumises à l'obligation légale de conservation.

Supprimer les données client (RGPD) est la voie pour une demande d'effacement au titre de l'article 17 du RGPD. Slotlify supprime les données personnelles des deux côtés, c'est-à-dire dans le profil client et dans le compte boutique. Le nom, le numéro de téléphone, l'adresse et les notes sont supprimés, et l'adresse e-mail est rendue méconnaissable. S'il n'existe aucune réservation ni commande, l'entrée est entièrement supprimée.

Les réservations, commandes et factures subsistent dans les deux cas, car elles doivent être conservées à des fins fiscales. Elles contiennent de toute façon leur propre copie des informations de l'époque.

Cette étape est irréversible et est donc protégée par une boîte de dialogue de confirmation. La personne concernée ne peut ensuite plus se connecter à ta boutique, car le compte lui-même fait partie des données personnelles.

Exporter les données

Sur le profil client, tu trouves le bouton Exporter les données (RGPD). Il te permet de créer un export des données d'une seule personne, par exemple pour une demande au titre de l'article 15 du RGPD. Cette fonction est disponible dans tous les tarifs, car il s'agit d'une obligation légale.

Le bouton Export CSV dans la liste des clients exporte en revanche l'ensemble de ta base clients, par exemple pour ta propre analyse. Cette fonction dépend de ton tarif. Si elle n'est pas incluse dans ton plan, tu vois le bouton avec une icône de cadenas, et il te mène vers tes options tarifaires.

Bon à savoir

Les chiffres de la section clients correspondent à ceux de ta page d'aperçu, car les deux reposent sur la même base. Le chiffre d'affaires compte également les réservations avec paiement sur place qui n'ont pas encore été encaissées.

La section Clients elle-même est incluse dans tous les tarifs. Seul l'export de la liste complète dépend de ton tarif.

Enfin, une remarque juridique : En tant qu'exploitante ou exploitant de ton studio, tu es responsable des données clients dans Slotlify. N'enregistre que ce dont tu as réellement besoin et n'envoie des e-mails promotionnels qu'aux personnes qui t'ont donné leur consentement. Les articles du RGPD mentionnés ici s'appliquent dans toute l'UE, mais les transpositions nationales et les règles en matière de prospection peuvent différer, alors vérifie ce qui s'applique dans ton pays.